7 правил бухгалтерии, которые помогут сохранить бизнес | Онлайн бухгалтерия Небо

7 правил бухгалтерии, которые помогут сохранить бизнес

7 правил бухгалтерии, которые помогут сохранить бизнес

Мы знаем, что многие предприниматели предпочитают не разбираться в бухгалтерии. Но это может привести к печальным последствиям. Есть реальные примеры, когда из-за этого разваливается бизнес. Рассказываем про бухгалтерский минимум, который нужно знать каждому бизнесмену.

Почему многие не любят бухгалтерию?

Как нам кажется, у этого есть две причины:

  • Реальная картина бизнеса. В бухгалтерии нет эмоций. Когда начинаете разбираться в цифрах, то видно настоящую картину без прикрас. Вы понимаете хорошо идут дела или не очень. Увы, но некоторых это отпугивает. Психологически проще думать, что все в порядке и не хочется «обнаружить» что-то плохое.
  • Налоги. Вряд ли можно найти предпринимателя, который любит платить налоги. Но делать это надо. И эти «приятные» новости докладывает бухгалтер. Появляется негатив ко всей бухгалтерии и стойкое ощущение, что из-за нее в кармане меньше денег.

Но, если разбираться в цифрах и правилах, то не заплатишь лишнего, а можно даже сократить платежи. Только реальная картина покажет состояние бизнеса и даст советы, где и что можно улучшить.  Поэтому ниже 7 правил, которые нужно знать, чтобы не потерять бизнес.

1.Не отдавайте бухгалтеру полный доступ к клиент-банку

Если бухгалтерией занимается нанятый специалист, то ограничьте права при работе с расчетным счетом. Он должен видеть выписку банка, формировать платежки, но подписывать и проводить оплату обязан собственник.

Так всегда будете знать за что платите. Есть реальные случаи, когда предприниматели теряли деньги, потому что бухгалтер переводил средства на свои нужды. Тем более грамотный специалист способен замести следы, что не сразу обнаружишь пропажу.

И не думайте, что сотрудник обидится на недоверие. На самом деле это здоровые отношения, которые избавят от лишних подозрений, а предприниматель будет полностью контролировать деньги.

2. Контролируйте деньги

Внимательно следите за банковской выпиской для контроля за деньгами. Например, пришло постановление от ФНС, что компании выписан штраф. Деньги могут автоматически списать со счета, а вы будете не в курсе. Плюс упустите проблемный момент из-за которого выписан штраф, и это может повториться в будущем.

Чтобы убедиться, что бухгалтер выполняет свою работу, следите за 4 цифрами:

  1. Начальный остаток;
  2. Приход;
  3.  Расход;
  4. Конечный остаток.

Если цифры совпадают в бухгалтерии и клиент-банке, то все в порядке. Рекомендуем проводить проверку за определенный период. Например, раз в месяц или неделю. Как минимум выписку разносят в бухгалтерии раз в месяц в первых числах, то есть 1-2 декабря должна быть корректная информация по движению денег в ноябре.

3. Обеспечьте возврат первичной документации

Нужно, чтобы на руках всегда были подписанные накладные и акты. Часто предприниматели не обращают на них внимания, и документы пылятся на заднем сидении автомобиля или столах сотрудников.

Из-за этого возникают неприятные ситуации. Например, контрагент говорит, что вы должны отгрузить товар, так как за него перечислены деньги. Вы все отгрузили, но акты в его бухгалтерию не передали. Поэтому на вас висит долг.

Контролируйте ход документов. С одной стороны, это доказательства, что вы выполнили обязательства или что должны вам. С другой стороны, вовремя внесенные в бухгалтерию документы обеспечивают достоверную информацию о состоянии дел бизнеса.

4. Регулярно закрывайте месяц

Это стандартная процедура. Вносите данные в бухгалтерскую программу в течение месяца и когда возвращаются все документы. Начисляете и выплачиваете зарплату. Потом проверяете остатки, чтобы они соответствовали действительности, или хотя бы не было отрицательных остатков. После этого в Небе просто нажимаете кнопку «Закрыть месяц» и ждете, пока система все посчитает.

После этого нужно внести запрет на изменение информации задним числом. Особенно актуально для торговли и компаний, где у сотрудников есть доступ к системам учета. Самый простой способ скрыть воровство — залезть в приходы прошлого месяца. Убрать поступивший товар, а после инвентаризации, вернуть обратно.

В Небе закрытие периода от изменений происходит интеллектуально. Задним числом нельзя изменить только те данные, которые влияют на бухгалтерский учет. В остальном все редактируется. Например, можно внести дополнительные комментарии.

Если самостоятельно вносите изменения в документы задним числом, возможно, придется заново пересчитывать и отчетность. Это лишняя работа, да и ФНС не очень любит «уточненки». Поэтому проще сразу сделать все правильно.

Часто документы приходят с опозданием. Например, в ноябре закрывается октябрь, но часть актов пришла от поставщиков с опозданием, лишь в декабре. В этом случае смело отражайте их в декабре это допустимо. С опозданием нельзя приходовать только проданные в этом месяце товары. Но и в этом случае, как минимум есть скан накладной от поставщика — вы ведь как-то их принимали?

5. Знайте свою систему налогообложения

Это поможет избежать казусов с клиентами и налогами. Например, магазин работает на УСН (упрощенке). Пришел покупатель и попросил выписать счет-фактуру. Продавец сделал это и доволен собой. Клиентоориентированность наше все.

Но потом приходит разозленный бухгалтер, а продавец не понимает в чем дело. Суть в том, что магазин платит упрощенку, но после выставления счет-фактуры, появляется обязанность заплатить НДС. Получается, сделали клиенту «скидку» 20%, а себе добавили хлопот. Собственник не знал, а продавец тем более.

Также нужно знать ограничения по своей деятельности. Если розничный магазин на ЕНВД решает открыть доставку, то она должна работать на другой системе. В этом случае ведут раздельный учет или просто открывают другое юр. лицо для нового направления бизнеса.

Ошибки с налогами зачастую возникают, когда собственник не согласовал действия с бухгалтером. Если не согласовать действия, то на обе стороны сваливаются неожиданные задачи, которые нужно быстро решать, чтобы избежать проблем.

Поэтому сначала уточните можно ли что-то изменить или внедрить на вашей системе налогообложения.

6. Следите за календарем отчетности

Знайте, когда нужно сдавать отчеты и платить налоги. Информация помогает при планировании деятельности. Избежите неожиданностей, что в какой-то месяц приличная сумма уйдет на налоги. В Небе настроен календарь и специальная рассылка предупреждает об отчетах и платежах. Это опция доступна пользователям, которые заполнили реквизиты и учетную политику.

Не откладывайте сдачу отчетов на последний день. Если конец отчетного периода 25-то числа, то начало обычно 1 числа месяца. Первого числа сдать отчет не получится физически (нужно закрыть месяц и выполнить все процедуры). А если отложить отчет на последний день, то все будет проходить в горячке и возможны ошибки. Поэтому лучше все сделать в середине месяца.

Также из-за массовой сдачи отчетов в последние дни перегружаются сервера контролирующих органов. Отправка отчета просто может не пройти вовремя.

7. Сначала платите налог, а потом пени

Иногда контролирующие органы присылают уведомления про неуплату налога или взносов. При этом предпринимателю начисляют пени за просрочку. Никогда не пытайтесь рассчитать сумму пеней самостоятельно.

Сначала уплачиваете налог и ждете, что деньги дошли. Когда средства поступили, пени перестают начисляться. Узнаете начисленную сумму и вносите деньги. Если делать наоборот, сумму пеней не угадаете, придется доплачивать или заниматься возвратом излишне уплаченной суммы.

Как все сложно! Как мне быть?

Закономерно возникает вопрос:«Нанимать бухгалтера или вести дела самостоятельно»? Если начинаете бизнес, то первый отчетный период лучше сделать самому, чтобы понять всю суть. Дальше можете нанимать специалиста на аутсорс или штат. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *