Как правильно организовать бухгалтерию в своем бизнесе, если ты не разбираешься в бухгалтерии? | Онлайн бухгалтерия Небо

Как правильно организовать бухгалтерию в своем бизнесе, если ты не разбираешься в бухгалтерии?

Как правильно организовать бухгалтерию в своем бизнесе, если ты не разбираешься в бухгалтерии?

Ответ: правильно — никак.
Разбираться с бухгалтерией придется, если вы хотите управлять своим бизнесом,а не делать вид что управляете. Несмотря на кажущуюся ненужность, бухгалтерия в бизнесе влияет слишком на многое.

Предисловие.

В этой статье мы разберемся, зачем вообще нужна бухгалтерия, какие есть варианты ее организовать. Разбираться будем на языке, понятном обычном человеку, поэтому профессионалов от учета прошу заранее меня простить за некоторое упрощение терминов.

Небо используют во всех четырех способах построения бухгалтерии, поэтому откровенной рекламы не будет.

Бизнесу нужна бухгалтерия.

По закону, ООО обязаны вести бухгалтерский учет и отчитываться в налоговые органы. ИП вести учет не обязаны (кроме КУДиР — Книги Учета Доходов и Расходов), но обязаны отчитываться. Тем не менее, многие ИП ведут учет, чтобы яснее представлять финансовую картину своего бизнеса, и с меньшими проблемами получать кредиты в банках.

Если вы ИП, и не видите смысла в бухгалтерии, эту статью можно пропустить.

Чем занимается бухгалтерия?

Бухгалтерия занимается ведением бухгалтерского учета и отчетностью в органы.

Бытует мнение, что “бухгалтерия это все, что связано с цифрами и бумагами”. Это утверждение настолько же верное, как и “программист занимается всем, что с проводами, кроме кофеварки”. То есть далеко от истины.

Задачи бухгалтерии:

  • Правильно учесть все движения активов (денег, товаров, материалов и т.п.) и обязательств (зарплата, долги покупателей, поставщиков и т.п.). Правильно — значит на основе верно оформленных документов, вовремя, полностью и в соответствии с текущим налоговым законодательством.
  • посчитать налоги;
  • отчитаться в налоговые органы.

Чем еще занимается бухгалтерия?

Все остальное, чем обычно нагружают бухгалтеров, не относится к обязанностям бухгалтерии. Озадачивать бухгалтеров чем-то еще — можно, и иногда нужно. Просто называйте вещи своими именами, чтобы избежать путаницы в терминах. Например:

 

Неправильно Правильно Почему
Ты ж бухгалтер, составь договор Определить основные пункты договоренностей самостоятельно и обратиться к юристу для их формализации Потому что в случае нарушения договора в суд пойдет юрист, а не бухгалтер.
Ты ж бухгалтер, вот и звони покупателям чтобы первичку возвращали Построить процесс продажи/доставки так, чтобы первичка возвращалась в момент продажи. Потому что время грамотного главбуха стоит слишком дорого. Тем более к клиенту все равно поедет представитель компании.

В бэк-офисе бизнеса есть несколько ролей. Например, финансист, экономист, кадровик. Подробнее о ролях бэк-офиса малого бизнеса — в следующих статьях.

В малом бизнесе роли всегда совмещаются (часто в одном человеке — собственнике бизнеса). Как их совмещать в конкретно вашем бизнесе — решение за вами. Но вернемся непосредственно к бухгалтерии.

Способы организации бухгалтерии в малом бизнесе.

Способ 1. Самостоятельно вести в онлайн бухгалтерии.

Бренды

Небо, 1С:Бизнес-Старт, Эльба, Мое дело, Тинькофф, Точка.

Суть

Регистрируемся на портале, самостоятельно разносим выписку, вносим все первичные документы, считаем налоги, формируем платежки на налоги, отчитываемся в налоговые органы.

Плюсы

  • Недорого.  Цена вопроса — несколько тысяч рублей в год. Вы оплачиваете только аккаунт в облачном сервисе и электронную подпись для отчетности.
  • Полный контроль. Вы ведете учет самостоятельно, поэтому знаете о свой бухгалтерии всё.
  • На собственном опыте разберешься в бухгалтерии своего бизнеса. Хорошо если сервис помогает разобраться.

Минусы

  • Нужен высокий уровень самоорганизации. Сроки и порядок отчетности и уплаты налогов строго регламентированы государством. Отчетов в малом бизнесе не так много, но их нужно сдавать точно в срок. Если просрочить — штраф.
  • Риск ошибиться. Обычно ошибки блокируются на уровне самого сервиса. Например в Небе есть целых три уровня проверки отчетов перед отправкой в орган. Но иногда решение зависит от пользователя, например, в каком виде принимать расходы к учету.
  • Раньше в качестве минуса онлайн бухгалтерии мы называли высокие затраты времени. Но на опыте убеждаемся, что при регулярной работе в бухгалтерии, малый предприниматель не тратит на нее много. А когда начинает тратить неприлично много времени на бухгалтерию — переходит на другие методы организации бухгалтерии.

Рекомендация от Неба

Вести учет самостоятельно на старте бизнеса, пока обороты не большие. За это время досконально разберетесь в бухгалтерии и научитесь контролировать свою бухгалтерию в будущем.

Способ 2. Нанять приходящего бухгалтера.

Бренды:

“сарафанное радио”, Контур.Бухта, Модульбанк.

Суть:

Находим живого человека — бухгалтера, который раз в месяц забирает документы, ведет учет и отчитывается в органы

Плюсы:

  • Самый очевидный способ, не надо много думать и долго договариваться
  • Просто найти. Часто в качестве бухгалтера выступает родная тетушка или соседка по подъезду. Есть сервисы — а-ля биржа труда бухгалтеров, где клиент может быстро найти бухгалтера, а бухгалтер — шабашку подработку.
  • Недорого. Цена вопроса — несколько тысяч рублей в месяц. Поскольку тетушка уделяет вашей компании не все свое время, то и берет намного меньше штатного бухгалтера.

Минусы:

  • Сложно оценить уровень профессионализма такого бухгалтера.
  • Сложно управлять. Если это родственник, требовать от него результатов опасно — может обидеться.
  • Риски не отчитаться вовремя. Бухгалтер в отчетный период будет перегружен на основной работе и на подработки (и вас в том числе) не останется времени.
  • Нет юридически закрепленной ответственности. Письменные договоры с хорошими знакомыми заключать стесняются.
  • Риск не получить базу данных своей бухгалтерии и ранее сданную отчетность. Если бух. программа стоит у бухгалтера на домашнем компьютере, то в случае конфликта, он вам ее не отдаст.
  • При всех минусах, стоимость сравнима со стоимостью нормального договора бухгалтерского аутсорсинга.

Рекомендация от Неба

Не пользоваться услугами приходящих бухгалтеров. Если пользоваться, то фиксировать договоренности и использовать облачные инструменты ведения учета и сдачи отчетности. Аккаунт в облачном сервисе заводить под своей учетной записью и не давать бухгалтеру права управления этим аккаунтом.

Способ 3. Нанять бухгалтера на полный день.

Бренды:

hh.ru и другие сайты по поиску персонала.

Суть:

Нанимаем бухгалтера в штат на полный день, обеспечиваем ему оборудованное рабочее место.

Плюсы:

  • Бухгалтер всегда под рукой, можно загрузить дополнительными задачами, например по управленческому учету.
  • Со штатным бухгалтером можно консультироваться по любым схемам оптимизации налогообложения — реальным и фантазийным.
  • Живое общение. Если ты любишь поговорить, штатный бухгалтер — отличный вариант, если можешь себе это позволить.

Минусы:

  • Дорого по деньгам. Зарплата грамотного главного бухгалтера в Казани — не менее 35 тысяч в месяц. В Москве — не менее 60 тысяч.
  • Дорого по накладным расходам. Бухгалтер должен ходить в отпуск, иногда болеть и отпрашиваться.
  • Дорого по сопутствующим расходам. Его нужно обеспечить рабочим местом (аренда, мебель, телефон, интернет), инструментом для сдачи отчетности, справочно-правовой системой (гарант/консультант), и ежегодно отправлять на повышение квалификации.
  • Найти грамотного бухгалтера сложно. Если ты сам не бухгалтер или не занимаешься поиском бухгалтеров на профессиональной основе, выбрать нормального бухгалтера из списка кандидатов — всегда лотерея. На этапе резюме и собеседования все выглядят идеально, а вот в реальной работе — намного сложнее.

Рекомендация от Неба.

Нанимать бухгалтера в штат только тогда, когда вы сможете себе его позволить по деньгам, и точно знаете как его контролировать. Кандидата в главные бухгалтера выбирать внимательно и придирчиво.

Способ 4. Заключить договор с аутсорсинговой компанией

Бренды:

Небо, 1С:БухОбслуживание, Фингуру, Кнопка, Мое дело).

Суть:

Заключаем договор с юридическим лицом на бухгалтерское обслуживание своей компании. В договоре прописываем ответственность сторон, порядок взаимодействия. Регулярно снабжаем аутсорсера информацией, аутсорсер ведет учет и отчитывается.

Плюсы:

  • Юридически закрепленная ответственность. Если будут проблемы — вы можете пойти в суд или цивилизованно решить в досудебном порядке на основании письменного договора.
  • Грамотные бухгалтеры. Поскольку бухгалтерский учет — это хлеб аутсорсера, он постоянно заботится о повышении квалификации бухгалтеров и обеспечивает их информацией об изменениях законодательства
  • Нет накладных расходов по деньгам. Справочно-правовые системы и повышение квалификации обеспечивает сам аутсорсер.
  • Не нужно думать о больничных и отпусках. Вы работаете с компанией, а не физическим лицом. Больничные и отпуска сотрудников аутсорсера — головная боль руководителя аутсорсера.
  • Поставленные процессы учета и обслуживания клиентов. За счет этого цена услуг сравнима с ценой приходящего бухгалтера, при не сравнимом уровне профессионализма.

Минусы:

  • Нужна самоорганизованность. У хороших аутсорсеров процессы отстроены и документы от вас будут ожидать регулярно и в срок.
  • Каждая услуга дополнительно к обычному пакету бухгалтерского учета стоит дополнительных денег. Например, составление управленческих отчетов или сбор первички.
  • Нужна финансовая дисциплина. Если аутсорсеру не платить, он работать не будет.

Рекомендация от Неба

Кандидата в аутсорсеры выбирать внимательно и придирчиво. Смотреть и делать выводы: насколько отстроены у него процессы. Как выглядит взаимодействие в процессе заключения договора и в первые месяцы обслуживания.

Выводы

Есть четыре способа организовать свою бухгалтерию:

  • вести самостоятельно в онлайн бухгалтерии
  • нанять приходящего бухгалтера
  • нанять бухгалтера в штат
  • заключить договор с бухгалтерской фирмой

Любой из них хорош, если осознаешь риски и возможности.

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

2 Комментарии

  1. Светлана:

    Так и есть. Правильный ответ: никак. Личный опыт: и штатный бухгалтер, и аутсорсинг — все косяки и косяки (и не только у меня, но и у друзей, которые платили в разы больше, чем я). Последнее решение : веду сама, часть в облаке (зарплатную часть) и не в облаке. Зарплатную часть точно удобно в облаке: отчеты выходят все правильные. Зарплатный участок сильно регламентирован, поэтому в облаке удобно. А остальное не рискнула пока в облако. Хорошая статья.

    • Артем:

      Светлана, спасибо за положительную оценку статьи, старались)

      Подключайтесь в 2.02.18 к вебинару, https://cp.ruweber.ru/webinars/941/3069, мы как раз будем разбирать, как минимизировать косяки и аутсорсеров, и штатников. Ваш негативный опыт будет очень полезен!

      Лучшие решения — всегда находятся на стыке, и ваш вариант «часть в облаке / часть не в облаке» это подтверждает.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *