Бухгалтерия на аутсорсинге. Как правильно выстраивать отношения | Онлайн бухгалтерия Небо

Бухгалтерия на аутсорсинге. Как правильно выстраивать отношения

Бухгалтерия на аутсорсинге. Как правильно выстраивать отношения

В журнале Inc.Russia вышла статья владельцев кофейни о бухгалтерии. У них получился негативный опыт, поэтому предприниматели утверждают, что бухгалтерский учет возможен только «in house». Мы нашли в статье нестыковки и хотим рассказать, как лучше выстраивать отношения с бухгалтером удаленно.

Грамотно работайте с первичными документами

В статье предприниматели жалуются, что из-за аутсорсера были утеряны первичные документы от крупного поставщика. И в результате часть расходов не была учтена.

Такое может быть, но если разбираться в проблеме, то в большинстве случаев документы пропадают не в бухгалтерии. Их забыли передать, или просто потеряли на барной стойке.

Выход из ситуации довольно прост: заранее обговорите процесс передачи данных. Например, если нам приносят документы в распечатанном виде, то составляется опись. Фиксируем, что принесли и в каком количестве.

В большинстве случаев предприниматели используют электронную почту. Здесь еще проще. Вся история переписки сохраняется. Делайте также и не будет потерянных документов.

Обсуждайте негативные сценарии сотрудничества

У кофейни случилась неприятность с ФНС. Налоговики изменили реквизиты, бухгалтеры это не отследили. В итоге отчеты не пришли вовремя и у компании заблокировали расчетный счет. Дальше предприниматели сами разбирались с этой проблемой.

Обычно бухгалтеры самостоятельно решают вопрос, если это возможно по телефону. Если нужно присутствие в ФНС, то директору даются четкие инструкции, куда идти, что делать и говорить. В данной ситуации, аутсорсеры на самом деле повели себя некрасиво.

Просите доступ к бухгалтерской базе

У предпринимателей не было доступа к базе. Когда заблокировали счет, нельзя посмотреть информацию про взаимоотношения с контрагентами. Бизнес-процессы зависли.

Рекомендуем иметь дело только с компаниями, которые дают доступ к бухгалтерской базе. В работе случается всякое. И даже в спорных моментах с аутсорсером, всегда будете контролировать бизнес.

Разделяйте бухгалтерский и управленческий учеты

Владельцы укоряли свою бухгалтерскую компанию, что они не уделяли время для управленческого учета. По мнению авторов, аутсорсеры просто не хотят тратить время и глубоко погружаться в бизнес.

Здесь проблема в завышенных ожиданиях. Бухгалтер ведет свой учет, а руководители свой. Это разные вещи, хотя на рынке есть компании, которые также могут вести управленческую отчетность. Просто их услуги стоят дороже.

Не требуйте от бухгалтера другой работы

Предприниматели в итоге наняли специалиста в штат, но в его обязанности входят задачи, которые не должен делать бухгалтер:

  • Следить за воровством сотрудников;
  • Добавлять акции в кассу;
  • Давать инструкции территориальным управляющим.

Складывается впечатление, что владельцы бизнеса решили найти на одну зарплату сотрудника, который будет развивать несколько направлений. Потому что перечислены задачи, которые обычно выполняет операционный директор.

Договаривайтесь на берегу

Авторы пишут, что в общепите нельзя обойтись без штатного специалиста, но это не так. Наш опыт показывает, что бухгалтерия на аутсорсинге может успешно сотрудничать с кафе, ресторанами и кофейнями.

Просто перед заключением договора нужно четко разграничить обязанности, обсудить возможные сценарии работы и не ждать от аутсорсера того, что не прописано в соглашении.

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *