Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить? | Онлайн бухгалтерия Небо

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Все компании сталкиваются с необходимостью расчетов через подотчетных лиц. Потому что не всегда удобно платить контрагентам через расчетный счет в банке. Это занимает много времени или безналичная оплата невозможна по каким-либо причинам. Рассказываем, как грамотно проводить такие расчеты в компании.

В каких случаях практичнее рассчитываться через подотчётных лиц?

К наличными прибегают, когда необходимо быстро приобрести товар или перечисление с расчётного счёта организации невозможно.Например, сотрудник купил что-либо за свой счёт и нужно возместить понесённые расходы.

Основные цели расходов через подотчётных лиц:

  • Командировочные расходы с оплатой проезда и проживания.
  • Приобретение материалов (сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, расходники для оргтехники и прочее).
  • Оплата услуг (мобильная связь, услуги переводчика или нотариуса, мелкий ремонт оргтехники или транспорта и другие).
  • Оплата госпошлин в различные инстанции (суды всех юрисдикций, Гостехнадзор, ГИБДД и прочие).

Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте

Кому можно выдавать под отчет?

Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера.  По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).

Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.

Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство  этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.

С 19 августа 2017 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.

Какую максимальную сумму можно выдать?

Ограничений на выдачу под отчёт нет. Тем не менее, существуют ограничения на наличные расчёты в рамках одного договора (или чека) – не более 100 000,00 рублей. Если расчёты осуществляются в валюте, то в пересчёте на рубли сумма не должна превышать данный порог. Важно объяснить это подотчетным лицам. В случае нарушения организации грозит штраф на руководителя – от 4 000,00 до 5 000,00 рублей, на организацию – от 40 000,00 до 50 000,00 рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Алгоритм выдачи под отчёт

  1. Оформление документа на выдачу средств.

Согласно Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. N 4416-У под отчет можно выдавать по заявлению работника, по приказу или другому распорядительному документу организации.Заявление должно быть обязательно подписано руководителем.

Заявление пишут в свободной форме: указывается необходимая сумма, цель расходов и срок возврата. Обязательно пишут способ получения – наличными в кассе или на банковскую карту.

Заявление или приказ передаются в бухгалтерию.

  1. Перечисление подотчётных сумм.

Порядок выдачи регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Бухгалтер должен выписать расходный кассовый ордер. Не допускаются ошибки, исправления, использование штрих-корректора. Это вызовет вопросы в случае проверки налоговой инспекцией. Обязательно указывается, что средства выдаются под отчёт.

Действия кассира:

  • Проверить полученный ордер.
  • Выдать деньги (если нет ошибок в расходном ордере).
  • Проследить, чтобы работник подписал ордер, кассир тоже должен подписать документ.
  • Внести запись в кассовую книгу.

Письмами Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.14 г. и № 09-01-07/46781 от 21.07.2018 г. даны разъяснения, каким образом производить выдачу под отчет безналичным путём.

Для того чтобы избежать споров с проверяющими органами, необходимо указывать в заявлении, что деньги выдаются путем перечисления на личную карту, а также в поле «назначение платежа» при заполнении платежного поручения обязательно написать, что деньги выдаются под отчет и на какие цели.

Таким образом, не возникнет вопроса о неправомерном перечислении средств с расчетного счета организации. Это в свою очередь гарантирует, что банк не спросит о возможном отнесении операции к разряду подозрительных.

Дело в том, что банк вправе в случае сомнения в правомерности денежного перевода не только приостановить операцию, но и временно заблокировать расчетный счёт. Как правило, после подтверждения перевода руководством компании счёт будет разблокирован, но потеря времени порою критична.

Пример 1. Начальника отдела продаж Григорьева О.В. направляют в служебную командировку для участия в конференции. Для этого необходимо выдать ему под отчет денежные средства в сумме 45 000,00 рублей на оплату:

  • проезда – 20 000,00 рублей;
  • проживания в гостинице – 15 000,00 рублей;
  • участия в конференции – 10 000,00 рублей.

На приобретение билетов деньги были выданы в кассе, на остальные нужды – перечислены на банковскую карту.

Бухгалтерские проводки

Дт Кт Содержание операции Сумма Документ-основание
71 (расчеты с подотчетными лицами) 50 (касса организации) По заявлению Григорьева О.В., а также на основании приказа руководителя выдано из кассы на оплату проезда к месту проведения конференции 20 000,00 Расходный ордер, приказ
71 51 (расчетный счет) На банковскую карту сотрудника перечислены средства на оплату проживания и сбора за участие в конференции 25 000,00 Платежное поручение, выписка с расчетного счета, приказ
45 000,00

 

  1. Авансовый отчет

Сотрудник обязан отчитаться о понесённых расходах в течение трёх рабочих дней после срока, на который выданы средства. Для этого он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1.

Порядок оформления документа регламентируется «Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»», утвержденными Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 года.

К отчету прикладываются документы:

  • товарные чеки;
  • проездные документы;
  • акты приёма-сдачи услуг;
  • другие подтверждающие документы.

Бухгалтер смотрит правильность заполнения, в том числе математические ошибки, правильность написания фамилии и инициалов подотчетного лица, дат документов и прочее. После того как отчет принят в бухгалтерию, подотчетному лицу выдается расписка о принятии отчета.

Авансовый отчет подписывает руководитель, а бухгалтер формирует проводки, которые вносятся в главную книгу и оборотно-сальдовые ведомости. Также принимаются к учету понесенные расходы и приходуются купленные товары. Исправлений, зачеркиваний и заштриховки корректором, как и в других первичных документах не допускается.

Подотчетная сумма может быть израсходована полностью или частично, а также сотрудник может использовать собственные средства (так называемый перерасход).

Остатки средств вносятся в кассу или на расчетный срок сразу, а перерасход возмещается после утверждения авансового отчета руководителем.

Пример 2. Григорьев О.В. сдал авансовый отчет, согласно которого за проезд он заплатил 22 000,00 рублей, за гостиницу и участие в конференции – 25 000,00 рублей. Перерасход составил 2 000,00 рублей.

Авансовый отчет был утвержден руководителем и был издан приказ о возмещении перерасхода начальнику отдела.

Бухгалтерские проводки

Дт Кт Содержание операции Сумма Документ-основание
20 (23,26,29)* 71 Приняты к учеты расходы на проживание и сбор за участие в конференции, оплату проезда 47 000,00 Авансовый отчёт
71 51 На карту Григорьева О.В. перечислена сумма перерасхода 2 000,00 Платежное поручение, банковская выписка

*счет списания расходов (в данном примере) зависит от того, на какую тему была конференция. Если темой было внедрение новых технологий производства, то расходы списываются на основное производство (счет 20).

Пример 3. Григорьев О.В. израсходовал не всю сумму (за проезд заплатил 17 000,00 рублей, за гостиницу и конференцию – 25 000,00 рублей).

Бухгалтерские проводки

Дт Кт Содержание операции Сумма Документ-основание
20 (23,26,29) 71 Приняты к учеты расходы на проживание и сбор за участие в конференции, оплату проезда 42 000,00 Авансовый отчёт
50 71 Григорьев О.В. внёс в кассу остаток суммы выданной под отчет 3 000,00 Приходный кассовый ордер
45 000,00

 

Допускается удержание неизрасходованной суммы подотчета с заработной платы сотрудника. Сделать это можно в течение месяца со дня истечения установленного для отчета срока, но только при наличии письменного заявления от работника и подписанного руководителем приказа.

Если сотрудник не даёт согласие на удержание из заработной платы и не сам не возвращает деньги, то взыскать можно только через судебное разбирательство.

Инструкция по ведению расчетов с подотчетными лицами

Законодательство не обязывает организации утверждать данную инструкцию, тем не менее, желательно её разработать. Избежите путаницы бухгалтера и ответственного лица.

Утверждается документ, как и другие локальные НПА (нормативно-правовые акты) организации, приказом руководителя и обязательна к исполнению.

Какие пункты включают в инструкцию:

  • Порядок подачи заявления на выдачу средств под отчёт.
  • Возможные формы выдачи средств (наличными через кассу, на банковскую карту работнику, на корпоративную карту организации).
  • Перечень возможных подотчетных лиц (должности или пофамильно).
  • Период времени, на который может быть выдан подотчет.
  • Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию.
  • Перечень документов, которые могут служить основанием для подтверждения понесённых расходов (товарный чек, распечатанный из онлайн-банкачек, акт приёма передачи и прочее).
  • Перечень направлений расходов, на которые могут быть выданы наличные средства.
  • Другие сведения на усмотрение организации.

В виде приложения к порядку можно утвердить формы заявлений на выдачу денежных средств, авансового отчета, других необходимых документов и справок для оформления расчетов с подотчётными лицами.

Грамотно составленная инструкция позволит сэкономить время бухгалтера, минимизирует риск ошибок и возникновения споров с налоговой службой.

 

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *