Составляем штатное расписание | Онлайн бухгалтерия Небо

Составляем штатное расписание

Штатное расписание – это достаточно простой документ. Он относится к внутренней документации компании. Закон не обязывает предпринимателей обязательно заполнять штатное расписание. Но, тем не менее, оно есть у многих фирм, так как этот документ очень полезен в практическом плане. Он отражает всю структуру сотрудников фирмы: численность, должности, зарплату. Как правильно составить этот документ? Об этом мы и расскажем.

Для чего нужно и насколько обязательно штатное расписание?

Ни в одном нормативном документе не написано, что компания обязана составлять штатное расписание. Однако говорить, что этот документ абсолютно не требуется от организации, было бы неправильно.

Во-первых, в трудовом договоре обычно прописывают пункт  том, что сотрудник должен выполнять обязанности «в соответствии со штатным расписанием». А значит, это расписание должно быть.

Во-вторых, оно упоминается в инструкции по заполнению трудовых книжек. Название должности должно вносится в трудовую в соответствии со штатным расписанием.

И наконец, практически все проверяющие органы считают этот документ обязательным. Вы, конечно, можете рьяно отстаивать свои права, требовать, чтобы вам показали закон, в котором написано, что документ обязательно должен быть. И, конечно, вы будете правы. Но при этом изрядно помотаете нервы и себе, и проверяющему, из-за чего у последнего может испортиться настроение, и он найдёт какую-нибудь мелочь, к которой сможет придраться и оштрафовать вас.

Поэтому, лучше всего оформить этот документ. Тем более, он действительно полезен в работе. Он наглядно показывает, сколько отделов есть в компании, сколько сотрудников в каждом, кто управляет этими отделами, какую зарплату получают работники. С помощью него удобно следить за штатом компании, быть всегда в курсе, если в каком-то из отделов не хватает сотрудников и выставлять вакансии в этом случае.

Очень полезен этот документ и при составлении разного рода отчётов и других документов. С помощью него очень удобно формировать фонд оплаты труда, составлять статистические отчёты и оформлять заявки на вакансии в службу занятости и в разные кадровые агентства. Помимо этого этим документом очень легко руководствоваться при заполнении отчётов в налоговую (на него можно ссылаться при обосновании статьи расходов).

Этот документ очень удобен для бухгалтеров, ведь в нём указана зарплата сотрудников и общие затраты на оплату труда.

Когда составляется штатное расписание и что в нём должно быть указано?

Обычно этот документ составляется в самом начале деятельности фирмы. Но если в начале этого не было сделано, это вполне легко можно сделать в любой другой момент. Так как в законе документ не обозначен, как обязательный, никаких специальных требований на этот счёт нет. В любое время в него можно вносить изменения на основании специального приказа. Новый документ можно утверждать хоть каждый месяц.

Для составления штатного расписания существует установленная форма Т-3. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Постановление утратило силу в 2013 году, перешло в разряд рекомендаций, но формой пользуются активно. Тем не менее, организация вполне может избрать для этого документа какую-нибудь другую форму, если ей так удобнее (Но зачем изобретать велосипед?). Новая форма не должна противоречить части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В любом случае, документ должен соблюдать следующие обязательные сведения:

  • Структурные отделы организации;
  • Должности работников;
  • Сведения о количестве персонала;
  • Размер зарплаты каждого сотрудника;
  • Месячный фонд зарплаты.

Документ является безличным – в нём указываются абстрактные штатные единицы, поэтому при увольнении одного сотрудника и приёме на работу другого вносить изменения в документ не нужно. Никаких имён в нём не указывается.

Правила заполнения утверждённой формы

Стандартная форма Т-3 состоит из шапки и таблицы.

Шапка. В ней указываются следующие данные:

  • Название компании.
  • Код ОКУП или ОКПО.
  • Номер документа во внутреннем документообороте фирмы.
  • Срок действия – он может быть установлен любой. Чаще всего штатное расписание составляют на год, но это зависит от характера деятельности компании и от того, как удобнее вести дела.
  • Номер и дата приказа об утверждении расписания.
  • Общее количество рабочих мест.

Таблица состоит из 10 столбцов:

  1. Название структурного подразделения.
  2. Код структурного подразделения. Два этих пункта нужны для того, чтобы установить чёткую иерархию между отделениями, избежать путаницы в том, кто кому подчиняется. Подразделения выстраиваются обычно от самого главного к самому низшему. Оба столбца объединены в один под общим названием «структурное подразделение».
  3. Название должностей с указанием требуемой квалификации (разряд, категория и т.п.). Позволяет понять, какую работу выполняет отдел. Разряды нужны в основном для производственных предприятий, чтобы разграничить работников, выполняющих более сложную работу, от работников, выполняющих менее сложные задачи. К тому же, специалистам разной категории платится разная зарплата.
  4. Количество сотрудников. Оно показывает, сколько человек работает на определённой должности.
  5. Оклад. Обозначает фиксированную зарплату без надбавок, которую получают сотрудники. Значения указываются в рублях, но число может быть дробным до двух знаков поле запятой. Т.е. копейки тоже учитываются. Но вводить точное значение не обязательно. Можно указать диапазон зарплаты (если, например, она зависит от каких-то внешних факторов).
  6. Столбцы 6-8. В них указываются надбавки (за сверхурочную работу, за интенсивность работы или за что-нибудь другое). Значения могут быть указаны либо в виде денежных единиц, либо в процентах. Это зависит от политики компании.
  7. 9-й столбец. В нём указывается общая сумма, выделяемая на зарплаты сотрудников.
  8. 10-й столбец. Примечания. Здесь могут быть абсолютно любые данные. Например, если в следующем году планируется расширение компании, в примечаниях можно указать дату, когда можно начинать поиск сотрудников.

Пример заполнения таблицы

С шапкой всё должно быть понятно. Каждая графа там обычно помечена. А вот пример таблицы лучше показать, чтобы точно не возникало трудностей в дальнейшем. Обратите внимание, что пример таблицы приблизительный. Обычно здесь указывается гораздо больше данных, но принцип заполнения один.

Структурное подразделение Должность, квалификация Количество штатных единиц Тарифная ставка Надбавки Всего в месяц Примечания
Наименование Код
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Администрация 01 Директор 1 80000 80000
Бухгалтер 1 60000 60000
Производство 02 Мастер 4 разряда 10 40000 40000
Мастер 6 разряда 10 30000 40000
Итог 210000 210000

Правила внесения изменений в штатное расписание

Изменения в расписании могут вноситься только на основании специального приказа. Изменяться могут: размер штата сотрудников, количество вакантных мест, размер окладов, названия подразделений.

С изменениями названий и количества вакантных мест обычно всё просто – издаётся указ, и сразу же после этого вносятся изменения. А вот с другими изменениями есть нюансы.

Если происходит сокращение штата сотрудников, разница во времени между приказом и внесением изменений должна быть не меньше 2 месяцев, так как статья 180 ТК РФ гласит, что работодатель обязан предупредить о сокращении не менее чем за 2 месяца.

Такой же срок должен быть между приказом об изменении окладов и изменениями в расписании. Помимо этого изменения со стороны работодателя возможны только при изменении организационных или технологических условий труда. Об этом говорит статья 74 ТК РФ.

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *