Тайм-менеджмент существует более века, и за это время появилось более 100 концепций. Наибольшей популярностью пользуются американские методики, которые активно внедряются в нашей бизнес-сфере. Однако в России существуют собственные подходы организации времени, и они отличаются от американских. Рассказываем, как и почему.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент помогает тратить меньше времени впустую, и быстрее справляться с задачами.

Большинство методик сводится к нескольким пунктам:

• Планирование деятельности;
• Четкая постановка целей;
• Выделение приоритетных задач;
• Пошаговое выполнение работы;
• Учет времени, которое уходит на работу и на отдых;
• Анализ.

История тайм-менеджмента в России и Америке

Научный подход к тайм-менеджменту возник в начале XX века. В Америке инженер Ф. У. Тейлор изучал работу в сфере торговли, и отметил медленный ритм работы продавцов. Причиной этого он назвал отсутствие стимула.

Тейлор предложил ставить продавцам конкретные, небольшие цели, и за успешное выполнение давать поощрение. Принцип планирования и вознаграждения лежит в основе практически всех современных американских концепций.

Примерно в одно время с Тейлором свои идеи разработал русский ученый, биолог и философ А. А. Любищев. На протяжении жизни он фиксировал, сколько времени тратит на дела, и какое количество времени за день потрачено с пользой.

Любищев считал, что для эффективной работы, нужно каждый раз анализировать, сколько времени было потрачено впустую и почему. На основе анализа в дальнейшем делать все, чтобы такого не повторялось. Эти взгляды легли в основу русского подхода к тайм-менеджменту.

Чем отличаются русские и американские стратегии?

Чтобы выявить различия, рассмотрим несколько самых популярных концепций.

Русские концепции.

Сергей Козловский. Программист, последователь Любищева. Свою концепцию он разработал в конце XX в, развив идеи своего предшественника. Его взгляды выражены в статье «Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность». Стратегия состоит из 3 пунктов:

1. Разведка;
2. Перегруппировка;
3. Наступление.

В первом пункте ведется анализ деятельности. Составляется таблица из трех колонок:

1. Основная работа (самые важные дела);
2. Нейтральная работа (необходимые бытовые обязанности: уборка, готовка, поход за продуктами и т. п.);
3. Навязанная работа (дела, навязанные внешними обстоятельствами, что делать не планировали, но пришлось).

Для каждого типа дел вписывается затраченное время. На втором этапе вы продолжаете наблюдение за собой, но каждый день стараетесь уменьшить время на выполнение навязанной работы и увеличить время на основную. Когда удалось достигнуть временного перевеса в сторону основной работы, переходите к этапу «наступления»: составляете план работы с приоритетом самых важных дел и следуете ему.

Евгений Моргунов. Кандидат психологических наук, доцент кафедры организации управления ГУУ, критикует подход Любищева и Козловского. Он говорит о том, что анализа и составления списков дел недостаточно. А главная проблема русского человека – откладывание дел и неспособность сконцентрироваться.

Это происходит, потому что дело кажется слишком сложным. Главный способ добиться успеха – разделить большую задачу на маленькие, легко выполнимые, и делать все постепенно. При этом нужно оставлять время в запасе на отдых и непредвиденные дела.

Глеб Архангельский. Известный бизнес-тренер, специалист по тайм-менеджменту. В своих работах использует идеи русских и американских исследователей. Основные тезисы:

• «Съедать по утрам лягушку». Каждый день сразу выполнять самое неприятное дело.
• Разбивать задачи на мелкие и делать все постепенно.
• Оставлять определенное время для саморазвития.
• Оставлять время для непредвиденных обстоятельств, незапланированных дел.
• Анализировать деятельность, задавая себе вопросы: «Какие действия, занимающие больше получаса в день, можно исключить?», «Какие дела, занимающие больше часа в день, можно делать быстрее?», «Какое чередование работы и отдыха мне больше всего подходит?».

Американские концепции.

Брайан Трейси. Американский предприниматель, специалист по тайм-менеджменту. Его правила:

• Постоянно составлять планы;
• Ранжировать дела по уровню значимости, делать сначала важные и не очень приятные;
• Действовать быстро, не тратить время на раздумья.

Дэвид Аллен. Один из лучших американских специалистов по тайм-менеджменту. По его концепции самое главное избегать стресса. Основа для организации времени – планирование. Планов должно быть несколько на разных уровнях:

• План на день;
• Краткосрочный план на несколько недель или месяцев;
• Долгосрочный план на несколько лет;
• Генеральный план достижения глобальной жизненной цели.

Дэн Кеннеди. Американский миллионер, автор книги «Жесткий тайм-менеджмент. Заставьте людей работать на результат». Его главные принципы:

• Тратить как можно меньше времени на внеплановые действия;
• Быть на 100% пунктуальным;
• Постоянно создавать мотивацию для действий.

В книге много техник, с помощью которых можно сократить время на совещания, телефонные разговоры, переписку и т. п.

Отличия американского и русского подходов.

Как видим, в обоих подходах есть письменная фиксация дел. И русские, и американские специалисты предлагают делить задачи на более мелкие.

Но русский тайм-менеджмент больше ориентирован на анализ своей деятельности и на попытки с помощью этого анализа повысить эффективность. В Америке же основа тайм-менеджмента – план, строгая организация своего дня.

И если русские исследователи допускают возникновение непредвиденных дел регулярно, то американцы пытаются свести то, чего нет в плане, к минимуму.

Причины различий

Различия в подходах объясняется разным менталитетом. Ричард Д. Льюис, британский политолог, специалист в области межкультурной коммуникации, изучая особенности разных стран в сфере делового общения, вывел три типа культур:

• Моноактивная (США, Германия, Англия, Швейцария);
• Полиактивная (Россия, Франция, Италия);
• Реактивную (Япония, Китай, Корея).

Описывая эти типы культур, Льюис выделил основные черты их представителей.

Для моноактивной культуры характерно:

• Четкое планирование;
• Пунктуальность;
• Строгое следование планам;
• Выполнение 1 дела в одно время.

Полиактивная культура:

• План в общих чертах, которому не обязательно строго следовать;
• Отсутствие пунктуальности;
• Легкое изменение планов и графиков;
• Несколько дел одновременно.

Реактивная культура:

• Не склонны к четкому планированию;
• Гибкий график;
• Распорядок может меняться, но незначительно;
• Ответственно подходят к любой работе, все доделывают до конца

Исследователь основывался на своем дипломатическом опыте и опыте своих коллег. Позже доктор психологических наук Людмила Почебут разработала психологическое тестирование и подтвердила теорию Льюиса. Показатель организованности и пунктуальности у представителей моноактивной культуры равен 70%, тогда как у полиактивной всего 23%, а у реактивной — 7%.

Россия и Америка принадлежат к разным типам культур. Отсюда и разница в подходах. Нашему человеку сложно загнать себя под четкие рамки планов. Метод анализа и сокращения времени, расходуемого на бесполезные занятия, является более эффективным, чем строгие американские стратегии.