Где снять офис начинающему бизнесмену. Часть 2: бизнес-центр

Где снять офис начинающему бизнесмену. Часть 2: бизнес-центр

Как снять офис в бизнес-центре и не пожалеть.

Продолжаем рассказывать об аренде офиса. Вы выбрали помещение в бизнес-центре, чтобы регулярно встречаться с клиентами на своей территории и собрать сотрудников в одном месте. Что нужно выяснить и проверить, прежде чем подписывать договор.

Это вторая часть, детально про бизнес-центры. В первой была обзорная часть: варианты, какой офис нужен и на что смотреть в договоре.

Площадь офиса

Убедитесь, что в офисе достаточно места. По санитарным нормам одному человеку нужно минимум 4,5 квадратных метра, но лучше 6.

Если планируете расширяться, выбирайте офис рядом с пустующими помещениями или соседями, которые не собираются оставаться надолго.

Заранее представьте, как разместить сотрудников, чтобы они не мешали друг другу. Разработчиков и дизайнеров можно поселить рядом, а техподдержке лучше отвести отдельный кабинет или противоположный угол офиса. Иначе разработчики будут им мешать смехом и криками, а техподдержка разработчикам — непрерывными разговорами по телефону.

Коммунальные платежи

Уточните, кто платит коммунальщикам и провайдерам: вы сами или арендодатель.

В первом случае вы заключаете отдельный договор с каждым поставщиком услуг, самостоятельно оплачиваете и учитываете расходы на содержание помещения: водоснабжение, отопление, электроэнергия, газ.

Во втором вы ежемесячно платите фиксированную сумму, с поставщиками услуг арендодатель рассчитывается самостоятельно. Этот вариант предпочтительнее: в учете отражается одна сумма, она известна заранее и вы знаете, что в неё входит.

Оплата аренды по актам

Спросите арендодателя, может ли он фиксировать арендную плату актами оказания услуг. Акты для учета арендной платы необязательны, но без них будет сложнее доказывать обоснованность расходов для налоговых вычетов, потребуются письма арендодателя. Проще подписывать акты.

Обеспечительный платеж

Обеспечительный платеж — сумма залога, гарантирующая арендодателю, что арендатор будет вовремя платить и выполнять условия аренды. Закон такую практику не предписывает, но все привыкли.

Заранее оговорите размер залогового платежа. Обычно не больше суммы аренды за месяц. Если решите съехать, залоговый платеж засчитывается за последний месяц аренды.

Величину залогового платежа и порядок расчетов за последний месяц закрепите в договоре.

Транспорт и парковка

Изучите, насколько просто добираться до бизнес-центра на общественном транспорте и где парковать автомобили. Крупные бизнес-центры выгодно расположены, но все парковки в шаговой доступности заняты с раннего утра.

Если ваши сотрудники — заядлые автолюбители или живут за чертой города, есть смысл начинать рабочий день раньше, чтобы они не стояли в пробках в часы пик и успевали парковаться поближе.

Если планируете открывать магазин или организовывать слад — изучите подъездные пути, расположение лифтов и возможность аренды погрузчика.

Вентиляция и отопление

При осмотре будущего офиса обратите внимание на вентиляцию. Зимой проблемы с вентиляцией незаметны, но летом начнется духота и работа встанет. Если вентиляция выключена, попросите включить. Возможно, она сильно шумит.

Если выбираете офис летом, можно не заметить проблем с отоплением. Спросите у соседей в офисе похожей площади, как они перезимовали. Возможно, вам придется обзавестись обогревателями и доплачивать за электричество.

Доступ в интернет

Выбирайте бизнес-центры, где есть несколько провайдеров и оптоволокно. Условия у провайдеров разные, можно подобрать подходящий тариф. Если провайдер один и подключиться к сети можно только по WiFi — с интернетом обязательно возникнут проблемы.

Не экономьте на связи, если доступ дешевый, связь будет ненадежная.

Некоторые бизнес-центры предлагают свою локальную сеть. В офисе установлены сетевые розетки, все здание связано оптоволокном. Как показывает практика, через единую сеть лучше просто выходить в интернет, а офисные компьютеры связать своим кабелем. Собственная локальная сеть безопаснее и её проще администрировать.

Пропускной режим

Обговорите режим доступа в здание по ночам и рано утром. Иначе ваша техническая поддержка и работники со свободным графиком будут часто конфликтовать с охраной бизнес-центра. Например, у отдела поддержки рабочая ночь в самом разгаре, а служба безопасности всех выгоняет, чтобы поставить офис на охрану. Чтобы у вас были аргументы в спорах с вахтерами и охранниками, впишите режим работы в договор с арендодателем.

Если в бизнес-центре система пропусков и вахтер на входе, заранее уточните, какие документы нужно предъявлять посетителям. Должны ли они брать с собой паспорт или вахтеру хватит водительского удостоверения для записи в журнале посещений. Это упростит прием клиентов и соискателей, приходящих на собеседование.

Еще важно выяснить, у кого из представителей арендодателя будет доступ в помещение. Когда по офису бродят случайные люди, велик риск промышленного шпионажа и краж. Если шпионы вас не пугают, подумайте о бродячих торговцах книгами, косметикой и кружевным бельём.

Ремонт помещения

Настаивайте, чтобы помещение передали отремонтированным. Так вы сэкономите время, усилия и деньги.

Обговорите, кто и за чей счет делает ремонт: перекрашивает стены, ставит перегородки и кабельные короба. Если делаете ремонт сами и можете доказать его полезность, договаривайтесь, чтобы стоимость ремонта шла в счет арендной платы.

Например, вы ставите кондиционер, который не заберете с собой при переезде. Кондиционер увеличивает привлекательность офиса, его установка выгодна арендодателю, стоимость кондиционера можно вычесть из аренды.

Уточняйте всё: можно ли забивать в стены гвозди, вешать картины, магнитные доски и кронштейны для мониторов. Обычно можно, но лучше уточнить, чтобы потом не оказалось, что после двух гвоздей помещение требует капитального ремонта в конце срока аренды.

Не ремонтируйте ничего сами, даже если умеете. Все в офисе делайте через арендодателя, особенно электрическую проводку, водоснабжение и канализацию. Иначе при пожаре или потопе вину могут свалить на вас.

Пересмотр арендной ставки

Готовьтесь к повышению цены каждые 11 месяцев. Договоры на аренду обычно заключают на 11 месяцев, чтобы не регистрировать договор в государственных органах.

Обязательно обсудите с арендодателем пересмотр арендной ставки: периодичность, порядок изменения, основания для повышения цены. Укажите в договоре предельные размеры увеличения арендной платы, например, не более 10 % ежегодно. Это позволит реалистичнее планировать бюджет.

Если порядок пересмотра ставки не зафиксирован, возможны сюрпризы.

Например, договор аренды оформлен на 11 месяцев в декабре 2016. Пункта о периодичности повышения ставки в договоре нет. Владелец решает повысить плату на 20 % и направляет уведомление арендатору 11 января 2017. У бизнесмена возникают непредвиденные траты.

Чтобы избежать таких трюков, включайте в договор срок, в течение которого стороны уведомляют друг друга о досрочном расторжении договора, изменении юридического адреса и прочих условий.

Готовьтесь к переговорам заранее

Не давайте поводов и копите аргументы.

Аккуратно и без задержек платите аренду. Следите, чтобы сотрудники прилично себя вели, не курили на пожарной лестнице и не устраивали гулянок в нерабочее время. Если в офисе живет кошка, тщательно убирайте за ней, чтобы она вызывала у уборщицы исключительно умиление.

Фиксируйте все недочеты и ошибки со стороны арендодателя: задержки с ремонтом, неисправности электропроводки, дверных замков, оконных рам, вентиляции, конфликты с охраной. Вы договорились, что работаете до 23:00, а охрана выгоняет сотрудников в 21:00 — записывайте дату, причину и фамилию дежурного.

Собранные недочеты обеспечат вам сильную позицию в переговорах и помогут оставить цену прежней.

Арендные каникулы

Арендные каникулы — период, за который арендатор не платит или платит существенно меньше. Срок каникул устанавливают по договоренности.

По закону арендодатель не может сдавать площадь безвозмездно. Арендные каникулы работают как скидка для привлечения новых арендаторов или как компенсация за простой, например, на время ремонта бизнес-центра. Арендные каникулы нужно правильно прописывать в тексте договора, чтобы у налоговой не возникало вопросов.

Пример. Арендодатель и арендатор договорились на два месяца арендных каникул, в течение которых предприниматель не платит за офис. Ставка аренды за первый месяц — 30 000 рублей. В тексте договора пишут:

«… арендная плата по данному договору за первые 3 месяца равна 30 000 рублей, начиная с 4 месяца — 30 000 рублей ежемесячно».

Чек-лист: выбор офиса в бизнес-центре

  • Убедитесь, что в офисе достаточно места. По санитарным нормам человеку нужно 4,5 квадратных метра, но лучше 6.
  • Уточните, кто платит поставщикам коммунальных услуг: вы сами или арендодатель. Лучше, чтобы расчетами занимался арендодатель, а вы платили ему фиксированную сумму за содержание помещения.
  • Спросите арендодателя, может ли он фиксировать арендную плату актами оказания услуг. Пригодится доказывать обоснованность расходов для налоговых вычетов.
  • Договоритесь о величине обеспечительного платежа. Общепринятая практика — сумма аренды за месяц.
  • Изучите, насколько просто добираться до бизнес-центра на общественном транспорте и где парковать автомобили.
  • Проверьте вентиляцию и отопление. Спросите соседей, не душно ли им летом и не мерзнут ли они зимой.
  • Выбирайте бизнес-центры, где есть несколько провайдеров и оптоволокно.
  • Обговорите режим доступа в здание по ночам и рано утром. Выясните, какие документы нужны гостям на проходной. Зафиксируйте режимы работы в договоре.
  • Обговорите, кто и за чей счет делает ремонт. Если делаете ремонт сами и можете доказать его полезность, договаривайтесь, чтобы стоимость ремонта шла в счет арендной платы.
  • Обсудите арендные каникулы до подписания договора. Если арендодатель согласится, пропишите каникулы в договоре.
  • Если собираетесь заводить животных, согласуйте с арендодателем. К системному администратору аквариумным рыбкам вопросов, скорее всего, не возникнет, но если надумаете завести капибару или морскую черепаху, лучше уточнить заранее.

Если на вашем лбу есть шишки от других грабель — поделитесь опытом в комментариях, добавим в чек-лист с указанием авторства ))

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *