Фактически декретный отпуск состоит из трёх периодов:

• Период временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами (в простонародье «больничный»). Продолжительность составляет обычно 140 календарных дней. В некоторых случаях может продлеваться.
• Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет.
• Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет.

Отпуск по беременности и родам

По достижению установленного срока беременности в медицинском учреждении женщина получает листок нетрудоспособности. С этого момента она имеет право обратиться к работодателю и оформить отпуск по беременности и родам. Данное право закреплено в ст.255 ТК РФ.

Этапы оформления:

• В отдел кадров предоставляется заявление и обязательно прикладывается больничный лист. Необходимо проверить правильность заполнения (фамилия, имя, отчество, даты, место работы и прочее). Если к оплате будет принят больничный лист с ошибками, фонд социального страхования откажет работодателю в возмещении расходов).
• Оформляется приказ на отпуск.
• Приказ и больничный лист передаются в бухгалтерию для расчета и выплаты пособия.
• В табеле учёта рабочего времени дни отпуска отмечаются кодом «Р»

Женщина имеет право уйти в отпуск по беременности и родам позже, но срок окончания отпуска не может быть позже, чем в листке нетрудоспособности.

Пример 1. Иванова И.А. предоставила лист нетрудоспособности, согласно которого период нетрудоспособности с 14.05.2018 г. по 30.09.2018 г. (140 календарных дней).

Таким образом, она имеет право уйти в отпуск с 1 июня (позже на 2 недели), но окончится отпуск не позже 30 сентября.

Расчёт пособия

Для расчета пособия необходимо умножить средний дневной заработок на 140 дней (или на меньшее число дней, в случае, если работница решила уйти в отпуск по беременности и родам позже).

Важно: Средний дневной заработок ограничен минимальной и максимальной величиной.С 01 мая 2018 г минимальный уровень – 367,00 рублей, максимальный – 2017,81 рублей.

Размер пособия НЕ ЗАВИСИТ от стажа работницы (в отличии от больничного по болезни).  Оно выплачивается в размере 100 % от исчисленной суммы.

• Расчётный период – два года, предшествующих дате наступления права на декретный отпуск.
• Количество дней в расчетном периоде берётся равным фактически отработанным дням. Если были периоды, когда работница болела, находилась впо уходу за ребенком, и другие периоды, которые оплачивались по среднему заработку и на данные выплаты не начислялись взносы во внебюджетные фонды, дни из расчета «выкидываются» и количество дней и сумма выплат за эти периоды.

Пример 2. Иванова И.А. (см.пример 1) период нетрудоспособности с 14.05.2018 г. по 30.09.2018 г.

Расчётным периодом будут являться  2016 и 2017 годы (2 предшествующих  календарных года).  За этот период Иванова И.А. дважды была на «больничном» по 9 и 15 календарных дней.

Высчитываем количество дней в расчетном периоде:  в 2016 году было 366 дней (високосный), в 2017 году – 365 дней. Всего 731 день. Отнимаем 24 дня больничных, получаем  707 дней.

Рассчитываем сумму выплат для расчета пособия:

Средний дневной заработок = 567 500,00 рублей / 707 дней = 802,69 рублей.

Получившаяся сумма больше минимального порога и ниже максимального, значит рассчитываем сумму пособия исходя из результата.

Пособие по беременности и родам = 802,69 рублей х 140 дней = 112 376,60 рублей.

Расчёт пособия по беременности и родам из МРОТ

Пособие рассчитывается из МРОТв следующих случаях:

1. если заработок сотрудницы по результатам расчетов получился меньше МРОТ (среднедневной заработок меньше 367,00 рублей);
2. если заработка для расчета пособия не было вообще (например, сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком, на «больничном»);
3. если в расчетном периоде страховой стаж меньше 6 месяцев.

Заработок сотрудницы по результатам расчетов получился меньше МРОТ

Пособие рассчитывается путём умножения 367,00 рублей (среднего дневного заработка из расчета МРОТ) на количество дней отпуска (140 дней, если сотрудница уходит вовремя или на меньшее количество дней, если она в заявлении указала, что уйдет позже).

Пример 3. Касьянова Л.В. с 12 мая 2018 года уходит в отпуск по беременности и родам на 140 календарных дней. Расчетным периодом являются 2016 и 2017 года. Заработная плата составляла 10 000,00 рублей в месяц.

Определяем средний дневной заработок:

240 000,00 рублей (10 000,00 рублей заработная плата х 24 месяца) / 731 день (суммарное количество календарных дней в 2016-2017 годах) = 327,32 рублей средний дневной заработок.

Полученная сумма ниже установленного законодательством минимального 367,00 рублей, значит пособие по беременности и родам составит 51 380,00 рублей (367,00 рублей х 140 дней)

Таким же образом пособие рассчитывается, если заработка для расчета пособия не было в течение двух предшествующих годов.

Страховой стаж работницы меньше 6 месяцев

В этом случае пособие начисляется не более одного МРОТ за полный месяц нахождения в отпуске (ч. 3 ст. 11 Закона N 255-ФЗ, п. 20 Положения об исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

Расчет производится следующим образом:

• Определить средний дневной заработок исходя из заработной платы работницы
• Определить средний дневной заработок исходя из МРОТ
• Сравнить полученные величины
• Если средний дневной заработок из заработной платы больше среднего заработка, рассчитанного по МРОТ, то пособие начисляется по МРОТ, если меньше, то пособие начисляется по полученной величине.

Пример 4. Гаврилова Т.А. принята на работу 01.08.2017 г. В декретный отпуск она уходит с 15.05.2018 г. на 140 календарных дней. Заработная плата 25 000,00 в месяц. Всего за расчетный период 2016-2017 годы доход 125 000,00 рублей (25 000,00 рублей х 5 месяца).

Рассчитаем средний дневной заработок исходя из начисленной зарплаты:

125 000,00 руб. / 731 день (общее количество дней за два года) = 136,80 руб.

Рассчитаем пособие исходя из фактического среднего дневного заработка и сравниваем его с МРОТ

Так как пособие из фактического среднего заработка меньше МРОТа в каждом месяце, то выплачивается начисленное пособие по заработку.

Пример 5. Для наглядности возьмем в пример ту же сотрудницу, что и в примере 4, но заработную плату возьмём выше, вместо 125 000,00 рублей за расчетный период – 500 000,00 рублей.

Рассчитаем средний дневной заработок исходя из фактической зарплаты:

500 000,00 руб. / 731 день (общее количество дней за два года) = 683,99 рублей

Рассчитаем пособие исходя из фактического среднего дневного заработка и сравниваем его с МРОТ

Так как начисленное пособие из расчета фактической заработной платы больше МРОТ за каждый месяц, к оплате принимаем сумму по МРОТ.

Бухгалтерские проводки для отражения начисления и выплаты пособия по беременности и родам

Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Как только заканчиваются 140 дней, указанных в листке нетрудоспособности, возможны следующие ситуации:

• Сотрудница предоставляет больничный лист продлевающий предыдущий (в случае осложненных родов);
• Сотрудница идёт в отпуск по уходу за ребенком.

Предоставлен второй больничный

Пособие по данному листку нетрудоспособности начисляется по тем же правилам ,что и основной. Заявление от сотрудницы не требуется.

Оформление отпуска по уходу за ребёнком.

Для того чтобы предоставить отпуск необходимо сделать следующее:

• Сотрудница пишет заявление на предоставление отпуска по уходу за ребёнком до достижения им 1,5 лет, а также заявление о назначении пособия. Дата начала отпуска – следующая за крайним днём периода отпуска по беременности и родам.
• Кадровый работник издаёт приказ о предоставлении отпуска и передаёт его в бухгалтерию для начисления пособия
• Рассчитывается и ежемесячно выплачивается пособие
• При заполнении табеля учета рабочего времени кадровый работник вписывает сотрудницу и проставляет код «ОЖ».

Отпуск по уходу за ребёнком имеет право оформить не только мама, но и отец или бабушка.

Для того чтобы получать пособие, работник (мама, папа или бабушка) должен представить работодателю следующие документы:

• заявление о назначении пособия;
• свидетельство о рождении ребенка, за которым осуществляется уход;
• свидетельство о рождении предыдущего ребенка;
• справку с места работы отца (или матери, если отпуск оформляется на отца) ребенка о том, чтоотпуск по уходу за ребенком не предоставлялся и пособия не получает. Если отпуск оформляется на бабушку, справки с места работы предоставляют оба родителя.

Расчет пособия по уходу за ребёнком

Размер пособия рассчитывается исходя из среднего заработка и количества детей у сотрудницы.

Сумма пособия составляет 40 % от среднего заработка за месяц, но не менее установленного законодательство размера пособия по уходу за ребенком.

Согласно Постановления Правительства от 26.01.2017 N 88, пособие за полный месяц не может быть ниже 3 142,33 руб. (по уходу за первым ребенком) и 6 284,65 руб. по уходу за вторым и последующими детьми.

Разберём на примере расчет пособия Гавриловой Т.А. из примера 4 и 5.

Пример 6.  Средний дневной заработок Гавриловой Т.А. 136,80 рублей (пример 4).

Её пособие составит:   136,80 рублей х 30,4 х 40% = 1 663,49 рублей.

Сравниваем с минимальным порогом. Если это у нее первый ребёнок, то начисляем 3 142,33 рублей в месяцы. Если второй – 6 284,65 рублей.

Пример 7. Средний дневной заработок Гавриловой Т.А. – 638,99 рублей (пример 5).

Её пособие составит: 638,99 рублей х 30,4 х 40% =  7 770,12 рублей. Так как полученная величина превышает установленные минимумы, то не зависимо от того сколько детей у сотрудницы, пособие составит 40 % от фактического заработка.

Бухгалтерские проводки для отражения начисления и выплаты пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет.

Пособия выплачиваются за счёт фонда социального страхования в полном объёме. Именно поэтому важно, чтобы в бухгалтерском учете всё было оформлено верно. В противном случае фонд социального страхования не возмещает расходы и работодатель будет оплачивать за счёт организации

Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет

До достижения ребёнком 3-х лет женщина имеет право на сохранение места работы. До 1,5 лет рассмотренные выше пособия выплачиваются за счёт фонда социального страхования.

Помимо этого Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 года № 1206 (ред. от 24.12.2014 г.)

«Об утверждении Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан» установлено, что работодатель должен ежемесячно за свой счёт выплачивать компенсационную выплату в размере 50 рублей (плюс районный коэффициент) с первого дня отпуска по уходу за ребенком и  до достижения им 3-х лет.

Бухгалтерские проводки для отражения начисления и выплаты ежемесячной компенсационной выплаты

Компенсационная выплата не облагается НДФЛ, а также не начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Выход на работу

Женщина имеет право выйти на работу раньше, чем ребёнку исполнится 3 года, но не позже. Для этого она пишет заявление в отдел кадров.

Кадровый работник издаёт приказ о прекращении отпуска по уходу за ребёнком.

Если срок отпуска подходит к концу, а сотрудница никак не обозначилась, рекомендуется уведомить её об окончании отпуска. Если она так и не появится в отделе кадров, то вы имеете полное право ее уволить.

В любом случае, как только ребёнку исполняется 3 года, издаётся приказ либо о выходе на работу либо об увольнении.

Если работница выходит на работу до того как ребенку исполнится 1,5 года на неполный рабочий день, она сохраняет право на получение пособия. Работодатель выплачивает ей пособие за счет фонда социального страхования и заработную плату. После 1,5 лет  — только заработную плату.