Но всё же есть компании обеспечивают иногородний персонал жильём, если прибыль получается больше тех затрат, которые требуются для того, чтобы обзавестись этой рабочей силой. Согласитесь, для человека, который планирует переезд в другой город в поисках лучшей жизни, оплачиваемое жильё кажется очень привлекательным условием.

Настолько привлекательным, что он сможет даже согласиться на меньшую зарплату. Да, оплата жилья несёт убытки компании, но если подойти к этому вопросу правильно, можно сделать эти убытки минимальными. Как грамотно оформить все налоговые отчёты, связанные с оплатой жилья и уменьшить потери – мы расскажем ниже.

Немного о предоставлении жилья в общем

Обеспечить работников жильём можно разными способами. В первую очередь компания может арендовать для сотрудников, например, общежитие, и самостоятельно вносить плату за аренду. Второй способ – каждому сотруднику выделяется одинаковая сумма, в рамках которой он может снять любое жильё, какое пожелает. Для работодателя здесь, в принципе, нет никакой разницы. Расходы в обоих случаях будут примерно одинаковыми.

В обоих случаях с тех средств, которые компания выделяет на жильё, взимается НДФЛ и страховые взносы. Некоторым это может показаться странным. Ведь жильё – это не доход физического лица. Однако ФНС смотрит на это по-другому.

НДФЛ и страховые взносы

Статьи 210 и 211 НК РФ говорят о том, что взносы по НДФЛ должны производиться со всех доходов сотрудника, которые он получает в денежной и в натуральной форме. К доходам в натуральной форме относится оплата за сотрудника товаров или услуг и имущественных прав. Арендная плата за жильё – это имущественные права. Следовательно, она относится к натуральным доходам. Облагается этот вид доходов по той же ставке, что и зарплата. А датой фактического получения натурального дохода считается день оплаты аренды или день получения сотрудником денежных средств.

Страховые взносы отчисляются точно так же, как и с зарплаты. Об этом говориться в Письмах Минфина РФ от 19.02.2018 № 03-04-06/10129 и Минтруда РФ от 02.03.2016 № 17-3/В-84.

Итак, с платы на жильё нужно делать отчисления по НДФЛ. А значит, нужно заполнять форму 6-НДФЛ. Здесь есть свои особенности.

Внесение данных по предоставлению жилья в 6-НДФЛ

Здесь, в общем, нет ничего сложного. Речь идёт о трёх строчках в первом разделе и пяти – во втором.

Раздел 1

Строка 020 – сумма дохода в натуральной форме (т.е. сумма платы за жильё);

040 – НДФЛ, исчисленный с данного вида доходов;

070 – НДФЛ, удержанный с данного вида доходов.

Раздел 2

Строка 100 – дата получения натурального дохода (т.е. дата перечисления платы арендодателю либо дата получения выделенных средств сотрудником);

110 – дата получения денежного дохода, т.е. зарплаты;

120 – рабочий день, следующий за днём получения зарплаты (крайний срок отчисления НДФЛ с обоих типов дохода);

130 – сумма натурального дохода;

140 – размер удержанного НДФЛ.

Пример

Компания «Одуванчик» наняла для одного из своих отделов группу иногородних рабочих. Для того чтобы обеспечить их жильём, компания сняла для них 2 этажа в общежитии. Арендная плата за каждую комнату составляет 10000 р. в месяц. За комнаты нужно платить каждое первое число месяца. Ставка по налогу – 13%. Следовательно, сумма налога будет 1300 р.

Приведём схематическую таблицу по заполнению 6-НДФЛ

Как немного уменьшить убытки?

С оплатой жилья для сотрудников компания может уменьшить налог на прибыль, внеся траты на аренду в список расходов. Эта схема одинаково работает для всех систем налогообложения. Эти данные могут вноситься в налоговые декларации точно так же, как и расходы на зарплату сотрудников.

Чтобы арендная плата значилась, как часть расходов компании, должны выполняться следующие условия:

• Информация о предоставлении жилья должна быть в трудовом договоре с каждым сотрудником;
• Должен быть договор аренды;
• Сумма, выделяемая на оплату жилья для каждого сотрудника не должна превышать 20% от суммы зарплаты.

На последний пункт стоит обратить особое внимание. Если покопаться в законах, можно найти, что стоимость аренды теоретически может быть больше 20%, но в статье расходов не должно быть указано больше.

Поясним на примере.

Вернёмся к нашему первому примеру с компанией «Одуванчик». Каждому иногороднему сотруднику эта компания платит зарплату в размере 30000 р. Посчитаем 20% от 30000:

30000 / 100 * 20 = 6000 р.

Напомним, что аренда каждой комнаты стоит 10000 р.

6000 < 10000

Следовательно, в графе расходов компания «Одуванчик» не может указать сумму больше, чем 6000. Компания могла бы поискать общежитие с меньшей арендной платой, но общежитие, которое она сняла для сотрудников – самое дешёвое в городе. Другой вариант – можно немного повысить зарплату сотрудникам. Но это ещё увеличит расходы, а налог на прибыль от этого уменьшится не настолько существенно. Самый простой путь, по которому может пойти компания – оставить всё, как есть. Только НДФЛ «Одуванчик» будет платить с 10000 р., а в графе расходов укажет максимальную сумму – 6000 р.

Итог

Таким образом, оплата жилья сотрудникам – вещь не особо выгодная. Это расходы, с которых нужно делать отчисления и которые при этом не всегда можно указать в статье расходов, при составлении отчётности по налогу на прибыль. Лучше всего избавить себя и от лишних бумаг, и от лишних убытков.

Однако получается это не всегда. Если вы всё же решили предоставлять жильё, попытайтесь найти такое, чтобы аренда за него была не больше 20% от зарплаты. Или есть ещё один вариант. Если иногородних сотрудников не очень много, а бюджет компании позволяет, можно попробовать купить жилплощадь. На неё, правда, тоже придётся платить налог (налог на имущество). Но, возможно, это выйдет дешевле.