Но если половина рабочего времени уходит на ведение бухгалтерии, а на развитие компании времени не остается, то стоит отдать выполнение этих рабочих функций на аутсорсинг. Тут два варианта: заключить договор с бухгалтерской фирмой, или найти бухгалтера-фрилансера.
Про фирмы — аутсорсеры мы писали. Рассмотрели вопросы, как выбрать фирму и какую ответственность несет компания-аутсорсер: избегаем неопытных однодневок, смотрим на стаж, опыт работы и дату основания (от одного года).
Заключаем договор, в котором прописываем финансовую ответственность обслуживающей фирмы за несоблюдение сроков и ошибки, связанные с бухгалтерий. Не переживаем о замене сотрудника, если он уволится, заболеет, уйдет в декрет.
Работа с компанией — бухгалтерским аутсорсером, пожалуй, самый цивилизованный метод работы на сегодняшний день. Но среди наших читателей есть желающие наступить на грабли работать с частным бухгалтером — приходящим или удаленным. Чтобы шишка на лбу была чуть поменьше, мы подготовили несколько рекомендаций.
Отдать учет в руки первого встречного — решение неверное. Сначала убедитесь в компетентности специалиста, не стесняйтесь проверить рекомендации. Вы оцениваете потенциального кандидата со стороны профессиональной деятельности, но проверка рекомендаций позволит убедиться, что вы заключаете договор со “своим” человеком, вам ему доверять бухгалтерию компании:
Если вам требуется универсальный специалист, который ведет бухучет от “первички” до баланса, то кандидат, который имел в подчинении сотрудников вам не подходит, но если кандидат занимал должность заместителя главного бухгалтера, то обратите на него внимание, он наиболее квалифицирован в бухучете.
Тестовое задание — проверка знаний и опыта, попросите кандидата его выполнить. Специализированный тест для бухгалтеров найдите в интернете, используйте тесты с ответами — позволит дать оценку профессиональным знаниям кандидата, несмотря на ваши ограниченные знания в сфере бухгалтерского учета. Правильных ответов должно быть более 50 %, если их меньше, то переходите к следующему кандидату.
Если вы определились с специалистом, кому доверите бухгалтерское обслуживание вашей компании, еще раз обсудите все нюансы с объемом оказываемых услуг и их оплатой и подробно пропишите их в договоре.
Не забудьте предусмотреть пункт о конфиденциальности информации — 100% гарантии нет, но лучше с ним, чем без него.
К договору об аутсорсинге применяются общие правила о договоре возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).Внесите в договор условия про сроки и перечень выполняемых услуг, результаты работы и зону ответственности:
Максимально подробно опишите процессы и функции, которые вы передаете бухгалтеру-фрилансеру, перечислите все его задачи и обязанности. Подробное обсуждение задач, функций и сроков позволит четко планировать затраты на аутсорсинг.
Например, в ходе работы выяснилось, что компании необходима донастройка учетной системы или дополнительные отчеты, которые не указаны в договоре — все они будут оплачиваться дополнительно.
Чтобы не было разногласий между вами и специалистом, четко опишите сроки предоставления услуг. Важно обговорить сроки для обеих сторон — это поможет установить из-за кого возник баг в работе и в чьей зоне ответственности.
Помните, причина задержки отчета может быть и на вашей стороне, если вовремя не передали информацию специалисту.
Хорошо проработанные зоны ответственности устраняют сложности при взаимодействии. Не лишним будет прописать в договоре, что бухгалтер обязан вас уведомить, как заказчика, о проблемах и причинах выполнения конкретной задачи в установленный срок — в противном случае исполнитель выплатит неустойку в размере суммы, которая прописана в договоре.
От перечня задач, которые вы перед собой поставили перед принятием решения взять бухгалтера на аутсорсинг будет зависит срок заключения договора: от нескольких месяцев, до нескольких лет, пропишите условие о последующей его пролонгации.
Например, после истечения сроков договора, с обеих сторон не возникло желания его расторгнуть, то по умолчанию договор об аутсорсинге продлевается на срок, указанный в договоре.
Согласно ст.782 ГК РФ обе стороны имеют право отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке не дожидаясь окончания срока действия договора. Поэтому заранее согласуйте условия расторжения договора, чтобы избежать в дальнейшем проблем, связанные с выгрузкой баз данных или передачей дел другому специалисту, обсудите готов ли будет специалист после расторжения договора консультировать по ведению бухгалтерского учета, будет ли это бесплатно или будет прописана конкретная сумма.
В общем, заключение договора с частным бухгалтером на удаленке требует подхода, аналогичного заключению договора с фирмой аутсорсером, во только форму договора вам придется разрабатывать самостоятельно.
Будьте готовы, что первый год нужно за удаленным бухгалтером все перепроверять подробно. В дальнейшем тоже лучше не упускать из виду деятельность бухгалтера. Соблюдайте простые правила, чтобы в случае конфликта не пожалеть о своем бездействии:
Если бухгалтер информирует о проблемах, связанных с неправильным оформлением первичных бухгалтерской документации, нет полного пакета документов от поставщика или компания приближается к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке», значит бухгалтерия в надежных руках квалифицированного специалиста.
Будьте в курсе текущей ситуации!