Фирмы-аутсорсеры

Про фирмы — аутсорсеры мы писали. Рассмотрели вопросы, как выбрать фирму и какую ответственность несет компания-аутсорсер: избегаем неопытных однодневок, смотрим на стаж, опыт работы и дату основания (от одного года).

Заключаем договор, в котором прописываем финансовую ответственность обслуживающей фирмы за несоблюдение сроков и ошибки, связанные с бухгалтерий. Не переживаем о замене сотрудника, если он уволится, заболеет, уйдет в декрет.

Работа с компанией — бухгалтерским аутсорсером, пожалуй, самый цивилизованный метод работы на сегодняшний день. Но среди наших читателей есть желающие наступить на грабли работать с частным бухгалтером — приходящим или удаленным. Чтобы шишка на лбу была чуть поменьше, мы подготовили несколько рекомендаций.

Бухгалтер на удаленке

Выбор специалиста

Отдать учет в руки первого встречного — решение неверное. Сначала убедитесь в компетентности специалиста, не стесняйтесь проверить рекомендации. Вы оцениваете потенциального кандидата со стороны профессиональной деятельности, но проверка рекомендаций позволит убедиться, что вы заключаете договор со “своим” человеком, вам ему доверять бухгалтерию компании:

• запросите и согласуйте с кандидатом список рекомендателей, это бывшие руководители, коллеги и подчиненные с нескольких предыдущих мест работ, спросите у кандидата, контакты руководителя компании, чья сфера бизнеса схожа с вашим — от таких рекомендателей будет лучшая обратная связь;
• определитесь, в каких навыках кандидата вы сомневаетесь и сузьте список рекомендателей: бывшие начальники могут помочь в оценке профессиональной компетентности, ответственности и стратегических достижений, бывшие коллеги — личное влияние, подчиненные — лучшие судьи для руководства;
• ответы на широкие вопросы, такие как «Что вы можете рассказать мне о Екатерине?» не являются критерием для оценки кандидата — избегайте таких формулировок. Спросите у рекомендателя, как кандидат делает нечто подобное при аналогичных обстоятельствах, уточните про самоосознанность, саморегуляцию, мотивацию и другие социальные навыки;

Если вам требуется универсальный специалист, который ведет бухучет от “первички” до баланса, то кандидат, который имел в подчинении сотрудников вам не подходит, но если кандидат занимал должность заместителя главного бухгалтера, то обратите на него внимание, он наиболее квалифицирован в бухучете.

Тестовое задание — проверка знаний и опыта, попросите кандидата его выполнить. Специализированный тест для бухгалтеров найдите в интернете, используйте тесты с ответами — позволит дать оценку профессиональным знаниям кандидата, несмотря на ваши ограниченные знания в сфере бухгалтерского учета. Правильных ответов должно быть более 50 %, если их меньше, то переходите к следующему кандидату.

Нюансы оформления договора

Если вы определились с специалистом, кому доверите бухгалтерское обслуживание вашей компании, еще раз обсудите все нюансы с объемом оказываемых услуг и их оплатой и подробно пропишите их в договоре.

Не забудьте предусмотреть пункт о конфиденциальности информации — 100% гарантии нет, но лучше с ним, чем без него.

К договору об аутсорсинге применяются общие правила о договоре возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).Внесите в договор условия про сроки и перечень выполняемых услуг, результаты работы и зону ответственности:

Перечень оказываемых услуг

Максимально подробно опишите процессы и функции, которые вы передаете бухгалтеру-фрилансеру, перечислите все его задачи и обязанности. Подробное обсуждение задач, функций и сроков позволит четко планировать затраты на аутсорсинг.

Например, в ходе работы выяснилось, что компании необходима донастройка учетной системы или дополнительные отчеты, которые не указаны в договоре — все они будут оплачиваться дополнительно.

Cроки предоставления информации и результатов работы

Чтобы не было разногласий между вами и специалистом, четко опишите сроки предоставления услуг. Важно обговорить сроки для обеих сторон — это поможет установить из-за кого возник баг в работе и в чьей зоне ответственности.

Помните, причина задержки отчета может быть и на вашей стороне, если вовремя не передали информацию специалисту.

Зоны ответственности

Хорошо проработанные зоны ответственности устраняют сложности при взаимодействии. Не лишним будет прописать в договоре, что бухгалтер обязан вас уведомить, как заказчика, о проблемах и причинах выполнения конкретной задачи в установленный срок — в противном случае исполнитель выплатит неустойку в размере суммы, которая прописана в договоре.

Условия расторжения договора.

От перечня задач, которые вы перед собой поставили перед принятием решения взять бухгалтера на аутсорсинг будет зависит срок заключения договора: от нескольких месяцев, до нескольких лет, пропишите условие о последующей его пролонгации.

Например, после истечения сроков договора, с обеих сторон не возникло желания его расторгнуть, то по умолчанию договор об аутсорсинге продлевается на срок, указанный в договоре.

Согласно ст.782 ГК РФ обе стороны имеют право отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке не дожидаясь окончания срока действия договора. Поэтому заранее согласуйте условия расторжения договора, чтобы избежать в дальнейшем проблем, связанные с выгрузкой баз данных или передачей дел другому специалисту, обсудите готов ли будет специалист после расторжения договора консультировать по ведению бухгалтерского учета, будет ли это бесплатно или будет прописана конкретная сумма.

В общем, заключение договора с частным бухгалтером на удаленке требует подхода, аналогичного заключению договора с фирмой аутсорсером, во только форму договора вам придется разрабатывать самостоятельно.

Контроль работы

Будьте готовы, что первый год нужно за удаленным бухгалтером все перепроверять подробно. В дальнейшем тоже лучше не упускать из виду деятельность бухгалтера. Соблюдайте простые правила, чтобы в случае конфликта не пожалеть о своем бездействии:

• Минимум раз в квартал делайте резервную копию бухгалтерской базы. Тогда восстанавливать бухгалтерию компании придется не годами, а пару месяцев или недель., в случае если бухгалтер на удаленке заболел, перестал выходить на связь, или у него “сломался” компьютер. Хорошей альтернативой может быть использование онлайн бухгалтерии, доступ к которой администрируете вы. Тогда можно не думать о резервных копиях;
• Посмотрите календарь отчетности и уплаты налогов, составленный для вашей компании. В соответствии с календарем запросите у бухгалтера протоколы о сдаче отчетов. Это застрахует вас от штрафов и возможной блокировки банковского счета;
• Храните первичные документы у себя, в офисе. Запомните, весь объем первичных документов: договоры, накладные, акты, счета-фактуры, хранятся в офисе компании, не у бухгалтера дома. Не давайте бухгалтеру возможность шантажировать вас: ”нужна первичка — плати деньги”;
• Раз в год инициируйте аудит бухгалтерского учета. Бухгалтер может совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс. С виду мелочь, но сказывается на общем состоянии учета. Самостоятельно найдите организацию для проведения аудита. Результат проверки отображает реальное состояние учета и поможет устранить недостатки.
  Если нет проверок со стороны контролирующего органа или все проверки пройдены, нет штрафов или пени со стороны налоговой — бухгалтер ведет корректный учет, следит и предоставляет ежемесячные или ежеквартальные отчеты.

Если бухгалтер информирует о проблемах, связанных с неправильным оформлением первичных бухгалтерской документации, нет полного пакета документов от поставщика или компания приближается к превышению предельно допустимого уровня годовой выручки на «упрощёнке», значит бухгалтерия в надежных руках квалифицированного специалиста.

Будьте в курсе текущей ситуации!