Инвентаризация в малом бизнесе: как все правильно организовать? | Онлайн бухгалтерия Небо

Инвентаризация в малом бизнесе: как все правильно организовать?

Инвентаризация в малом бизнесе: как все правильно организовать?

Инвентаризация вызывает конфликты. Сотрудники не хотят платить за убытки, а предприниматели не хотят воровства. Но в бизнесе все надо считать и без этой процедуры не обойтись. Рассказываем, как правильно проводить инвентаризацию в малом бизнесе.

Что такое инвентаризация и для чего она нужна?

Это метод, при котором сравнивают данные в учете и по факту. Возьмем продуктовый магазин. По документам в магазине 10 банок консервов, но сколько фактически находится на витрине?

  • Если 10, то все в порядке.
  • Если 9, то 1 недостающую банку удерживают с материально ответственного лица. Причем обязательно по реализационной цене, чтобы не было соблазна украсть банку и заработать на этом.
  • Если банок 11, то лишнюю приходуют, как внереализационный доход. Такое бывает, если покупатель заплатил, но забыл забрать покупку. Еще чаще появляется пересортица: вместо банки сайры отдали банку скумбрии. 

Инвентаризация — это контроль за остатками, а также фундамент для решения проблем управления. Ведь товар пропадает не только из-за воровства, но и из-за бардака в документах. После инвентаризации наступает порядок. И по опыту можем сказать, что сотрудники опасаются воровать в магазинах, где проводят регулярные проверки. 

Почему многие не любят инвентаризацию?

Потому что это не самое легкое занятие. Например, возьмем одного из наших клиентов: на пересчет в небольшом продуктовом магазине площадью 15 м² уходит 5-6 часов. В крупных магазинах на это уходит еще больше времени. Как правило, инвентаризацию проводят ночью, пока нет покупателей, а это дополнительная нагрузка на работников, вызывающая сложности организации времени отдыха и доплаты за сверхурочную работу.

У крупных ритейлеров инвентаризацию проводят специальные внутренние контрольно-ревизионные службы или процесс отдают на аутсорсинг. Малый бизнес действует силами продавцов. И по итогам может быть насчитана недостача, которую потом удержат из зарплаты. Поэтому процедура вызывает такой негатив.

Как проводят инвентаризацию?

Если в магазине нет автоматизации, то товары считают по старинке: распечатали список с количеством каждого товара и пересчитали на прилавках. У этого подхода два  существенных минуса: 

  • Продавцы заранее знают количество товаров, а значит сделают все, чтобы при подсчете получить нужную цифру. То есть подобьют данные, чтобы не было недостачи. 
  • Поиск информации ведут на бумаге. Утомительно искать условную банку скумбрии в списке из 500 строчек. А если вспомнить, что там не только скумбрия, но и сайра, которая бывает в собственном соку и в томатном соусе, и разного объема. Продавцы заранее устают и переполняются негативом.

Эффективнее использовать терминал сбора данных (ТСД). Это «обычный» смартфон с интегрированным сканером, который считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке. 

После этого все собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. Искать на бумаге ничего не надо, и самое главное — при пересчете продавцы не знают количество товара по учету. 

После загрузки данных в систему делают повторный пересчет тех позиций, по которым вышли расхождения. Сделать это надо сразу, пока товар не продали или переместили. Конечно, это удлиняет процесс, но позволяет найти случайные ошибки. 

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо

«У нашего клиента продуктовый магазин. Провели пересчет, загрузили данные с терминала в программу и выявили недостачу 20 000 рублей, а это очень много в масштабах этого бизнеса. Мы нашли позиции, где были минусы и попросили продавцов снова пересчитать отдельные товары. После этого недостача упала до 1500 рублей. Просто в этот раз продавцы считали внимательнее: находили бутылки, которые закатились за угол или колбасу, которая была в дальнем ряду. Такую же картину я наблюдал при инвентаризации магазина одежды. У продавцов просто замыливаются глаза и они часто не замечают вещи, например, одетые на манекен. А при втором заходе знают, что искать, поэтому находят все»

Главное в инвентаризации — не изменять остатки товара, который пересчитывают. Его нельзя продавать или отправлять на другие точки(даже с документами), так как это создаст путаницу. Поэтому при инвентаризации торговлю обычно останавливают. 

Крупные магазины обычно проводят частичный пересчет, чтобы избежать убытков. Например, в определенный день считают порошки, а в другой день — шоколад. Во время пересчета эти позиции не продают. 

Организационный момент: в инвентаризации должен участвовать минимум один сотрудник, который не несет материальную ответственность. Иначе работники посчитают, как им удобно и безопасно.

Частота проведения инвентаризации у всех своя. Это зависит от частоты продаж и широты ассортимента. Например, в продовольственных магазинах считают раз в месяц, а в магазинах одежды — раз в полгода после смены сезона.

На что обратить внимание в 1С?

В 1С результаты отражаются документом «инвентаризация». В нем для каждого товара есть поля «Количество по учету» и «Количество по факту». Разница между ними и показывает недостачу или излишки, которые потом списывают и приходуют. 

Колонка «Количество по учету» заполняется автоматически и сохраняется в документе. И в этом кроется опасность. Если после инвентаризации поменять остатки товара задним числом по учету, то колонка «Количество по учету» не будет совпадать с данными по учету и результаты будут неверными. 

Ловушка в том, что желание ввести документы задним числом возникает как раз при подведении итогов инвентаризации. Проверка показывает, что какие-то документы забыли ввести, а какие-то ввели два раза. Поэтому после изменения документов задним числом, нужно зайти в инвентаризацию и перезаполнить учетное количество. После подведения итогов и возмещения ущерба с ответственных лиц, нужно обязательно поставить дату запрета на изменения.  

Что сделать перед инвентаризацией?

Для этого нужно выполнить 3 условия:

  • Подготовьте помещение. Приберитесь на полках, чтобы не было бардака и товары одной марки были в одном месте. Подготовьте терминалы сбора данных и другое оборудование. Например, стремянки для подсчета товаров на верхних полках.
  • Избавьтесь от отрицательных остатков в учете. Обычно они появляются, когда забыли посадить приход какого-нибудь товара. Этот показатель лучше проверять каждый день, чтобы не было проблем  в будущем. При инвентаризации минусы в учета не позволительны, потому что приведут к ошибкам(несуществующим излишкам).
  • Не увольняйте материально ответственных сотрудников. Обычно старый и новый сотрудник вместе считают товары, чтобы недостача старого работника не стала головной болью для нового. 

Оформите все бумаги

Если компания работает в белую, то необходимо оформить все документы:

  • Трудовой договор и договор о материальной ответственности. Чтобы у компании было право предъявить сотруднику ущерб от недостачи.
  • Приказ о проведении инвентаризации и создании комиссии. В комиссии должно быть не менее 5 человек, включая материально ответственных.
  • Акт о результатах инвентаризации. Если нашли отрицательные остатки, то сотрудники должны подписать документ и возместить ущерб.

Артем Туровец, директор онлайн-бухгалтерии Небо

«Важно заранее оформить все документы и выполнить требования законодательства. Сотрудник 100% разозлится, что его заставляют вернуть деньги. Если в документах не все в порядке, то он пожалуется в Трудовую инспекцию, которая встанет на его сторону, несмотря на все его грехи. А если не оформить приказ до инвентаризации, то вряд ли ответственный его подпишет, зная, что на него хотят повесить деньги за товары».

Относитесь к инвентаризации, как неизбежному делу в торговле. Внимательно работайте с первичными документами, используйте терминалы сбора данных и процесс пройдет проще. Помните, что это позитивно влияет на бизнес и помогает контролировать все процессы. 

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *