Все больше работодателей переводят сотрудников на удаленную работу: по данным Минтруда за последний год число работающих в таком формате россиян выросло в 110 раз – с 30 тыс. до 3,5 млн человек. Мы уже писали о новом законе об удаленке, а теперь рассказываем, как все эти идеи воплотить на практике и организовать контроль рабочего процесса так, чтобы обе стороны чувствовали себя комфортно.

Контроль в режиме нон-стоп

Первый вариант — всегда держать руку на пульсе. Для этих целей существует специальное ПО: руководитель пошагово отслеживает рабочий день удаленного сотрудника, включая отправленные документы, время реакции на обращения, а также особенности взаимодействия с другими работниками или отделами.

• Плюс такого подхода: возможность достоверной оценки продуктивности, контроль нежелательной активности (например, общение в соцсетях). 
• Минус: психологический дискомфорт для работников, снижение мотивации и производительности труда.

Чтобы приступить к контролю, нужно установить на рабочее место сотрудника специальное ПО для учета рабочего времени. Это можно сделать и удаленно, с помощью бесплатной программы TeamViewer или аналогичных:

• Kickidler: отслеживает нажатие клавиш, следит за эффективностью, регулярно отсылает отчеты и скриншоты экрана. Может автоматически присылать уведомления, если производительность работника падает. Сервис платный: от 180 р. за одного человека. 
• CrocoTime: следит за активностью запущенных приложений и сайтов, готовит отчеты по результатам дня. Стоимость: от 250 р. за человека.
• Bitcop: строгий контролер, который отмечает открытые сайты, периодически делает фото экрана, отслеживает запущенные программы и их активность, поисковые запросы. Автоматически формирует отчеты. При необходимости может заблокировать сайты – например, не позволит в рабочее время открывать соцсети. При этом во время работы «шпион» не видим для удаленных сотрудников: например, они не знают, в какой момент приложение делает снимок экрана. Стоимость: от 200 р. за человека.

К сожалению, полностью бесплатных систем учета рабочего времени нет. Есть версии платных, но с ограниченными возможностями. Например, Kickidler поддерживает до 6 ПК, при этом может только отслеживать нажатия клавиш и периодически делать скриншоты экрана. Toggl и Tmetric позволяют отслеживать до 5 работников, но единственная бесплатная функция – формирование отчетов по рабочему времени.

Стоит учесть, что программы фиксируют все действия, совершенные в заданный промежуток времени. Поэтому сотрудникам, для сохранности личной переписки и данных в рабочее время лучше на социальные сети и посторонние сайты не отвлекаться.

Контроль в отчетных точках

Руководство может отказаться от жесткого контроля, позволив сотрудникам самостоятельно организовывать рабочий процесс в удобное время. Для отслеживания результатов в этом случае используются ключевые точки. Например, при разработке сайта это может быть создание концепта структуры, прототипирование, дизайн, верстка, наполнение контентом.

• Плюс: высокий уровень комфорта, нет большого потока информации как при тотальном наблюдении.
• Минус: метод неэффективен для сотрудников с низкой мотивацией или плохой самоорганизацией.

Эксперты не советуют включать в удаленные проекты тех, за кем придется следить каждый час: новичков, экстравертов, работников с низким уровнем мотивации. 

Отслеживая этапы выполнения задач, можно и отказаться от всевозможных трекеров и «шпионов»: они отнимают много времени и сил, требуют дополнительных финансовых ресурсов, подготовки регламентов.

Среди вариантов контроля можно выделить следующие:

• Отчеты в конце дня или недели: оптимально для сотрудников, выполняющих однотипные действия (например, при обработке входящих писем). Как вариант, можно установить CRM-систему или формировать отчеты в общей таблице в Google.Документах.
• Чек-листы. Руководство может заранее составить список задач на определенный срок, а работнику останется лишь отмечать выполненные пункты. Чек-лист можно организовать через CRM, бесплатное приложение Trello, различные Task-менеджеры.

Метод отчетных точек практикуется во многих компаниях: все задачи разбиваются на этапы, контроль, за которыми лежит на плечах проектных менеджеров. Для организации работы используют CRM: в системе отслеживают комментарии и сроки, ведут таблицы KPI, фиксируют задачи. 

Другие варианты контроля

Вопросы самомотивации и самоконтроля выходят на первый план при удаленной работе. Эксперты советуют руководителям искать новые способы взаимодействия, чтобы в итоге получить максимальную отдачу. Среди вариантов контроля рассматривают:

• Постоянные коммуникации через email, мессенджеры. Менеджеры могут делиться информацией, отправлять полезные ресурсы, проверять ход работ, помогать или подсказывать. Тесное общение – важный фактор самомотивации.
• Видеосвязь. Ежедневный видеозвонок поможет согласовать планы или подвести итоги дня, оценить настроение работника. Формат требует собранности, ответственности, что настраивает на рабочий лад и не позволяет расслабиться. К тому же вербальная коммуникация улучшает взаимодействие с удаленными сотрудниками. 

Интересным решением станет и MS Teams – специальная платформа с групповыми и личными чатами, голосовыми звонками и видеоконференциями (с полезными функциями вроде демонстрации экрана или общего доступа), совместной работой над документами. Тем более что разработчик предлагает бесплатный доступ на 3-6 месяцев. В дальнейшем понадобится подписка Office 365 – она позволяет работать с широкой линейкой продуктов Microsoft. Альтернативой может служить и Zoom: он хоть и не позиционируется как «корпоративная» площадка, но тоже справляется с организацией чатов и видеоконференций.

Опыт российских предпринимателей

В компании Maxilect отказались от слежки: обо всех нюансах работы сотрудники и руководство договариваются в открытую. Так как большая часть задач интеллектуальные, то отслеживать их выполнение проще по результатам. В компании реализован с помощью проектных менеджеров, agile-методологии, а также регулярных коммуникаций: телефонных звонков и видеоконференций. 

Директор по персоналу компании «Самолет» Марина Романова отмечает, что в их компании строгого контроля нет: сотрудники сами определяют, какие задачи лучше решить в офисе, а какие на удаленке. За счет постоянной коммуникации удается согласовать все процессы, избежать срыва сроков. Однако такая гибкость несет и негативные явления: например, сотрудники быстро выгорают, падает эффективность, нарушается привычный график работы.

Один из руководителей ГК «Ларга» Константин Митин считает, что для новых сотрудников необходим тотальный контроль, а также постоянные коммуникации для своевременной помощи. Для остальных эффективен метод контрольных точек – они понятны по срокам и содержанию. Причем, использовать лучше не дедлайны, а redline – моменты, в которых ситуацию еще можно изменить в ту или иную сторону.

Как наладить контроль за удаленкой?

Существует множество инструментов для контроля за удаленной работой: от готовых платформ и сервисов до бесплатных мессенджеров и отчетов по электронной почте. Чтобы система работала как часы, нужно:

• регламентировать способы и сроки коммуникаций. Например, в понедельник и пятницу видеоконференции в Zoom, а в конце дня отправка отчетов по почте;
• давать задания по утрам в полном объеме (а не частями в течение дня, отвлекая сотрудника от работы) и оговаривать сроки их решения;
• установить ПО для контроля;
• составить памятки и инструкции для сотрудников о правилах дистанционной работы, принципах общения, подготовки и отправки отчетов.

Даже малый бизнес может без особых затрат организовать эффективный контроль рабочего времени сотрудников: для этого нужно лишь выбрать удобный формат и подобрать доступные инструменты.