Многозадачность. Как предпринимателям все успевать? | Онлайн бухгалтерия Небо

Многозадачность. Как предпринимателям все успевать?

Ответить на почту или доделать код? Подписать платежку или решить, какие товары закупать? Провести собеседование или наконец-то запустить рекламу. Практически каждый предприниматель ежедневно сталкивается с многозадачностью. Директор Неба Артем Туровец рассказывает, как с ней справляются в нашей компании. 

Существует ли многозадачность?

На этот вопрос можно ответить одновременно: «да» и «нет». Понятно, что предприниматели в течение дня занимаются разными делами. Нужно принимать управленческие решения, вести переговоры или решать проблемы, которые появляются ежедневно.

Если пытаться решить все это одновременно, то уйдет куча времени, а результаты впечатлять не будут. Поэтому важно фокусироваться на задачах одного порядка. Например, выделить 2 часа на бухгалтерию, чтобы разобраться со всеми банковскими выписками и платежами.

Если проводить аналогию с Небом, то стоит обратить внимание на авиадиспетчеров. Они перед сменой или после отдыха, стоят за спиной коллег и несколько минут наблюдают за их работой. Это делается для того, чтобы погрузиться в задачу. Потому что диспетчеру нужно разводить самолеты по направлениям и не отвлекаться на другие дела. Это подтверждают сами диспетчеры на профессиональных форумах, и еще красиво рассказывается в  романе «Аэропорт» Артура Хейли.

Так и в бизнесе. Старайтесь распределять задачи по «похожести» и не пытайтесь разобраться сразу со всеми делами. Это нереально. Поэтому многозадачность существует, но ее можно дробить на дела одного порядка.

Как с многозадачностью справляются в Небе?

Если говорить про свою работу, то я делю ее на две роли: программист и переговорщик. Когда я программирую, то не отвлекаюсь на другое. Я сосредоточен и не воспринимаю внешние раздражители: не отвечаю на звонки, на сообщения в мессенджерах или почту. В этот момент мне понятны алгоритмические задачи, я четко вижу, что за чем выстраивается.

Когда я переговорщик, то занимаюсь только этим. В этот момент я могу вести 4 диалога в мессенджере и отчетливо понимать, что говорить каждому человеку. Если это совмещать с программированием, то ничего хорошего не получится. Я что-то скажу, потом сяду за программирование, и буду 15 минут заново погружаться в задачу. Более того, переключение между разными делами тяжело физически и эмоционально.

В аутсорсинге Неба мы разделяем задачи между менеджерами и бухгалтерами. Первые ведут диалоги с клиентами, объясняют принципы работы и продают дополнительные услуги. Вторые погружены в цифры: смотрят оборотно-сальдовую ведомость, работают в 1С, считают налоги и т.д. Если эти направления будут пересекаться в работе одного человека, то компания будет мало успевать, а клиенты уйдут к более оперативным.

Разделяйте свои роли в бизнесе. выделяйте определенное время на одну роль, чтобы сосредоточиться только на одном направлении работы. Так больше успеете, а задачи будут выполняться качественнее.

Как распределить время между задачами?

Планируйте время и делите задачи на 2 вида:

Жесткие.Выполняются строго в определенное время. Например, встреча с партнером в 17-00. В это время нужно быть в офисе.

Мягкие. Выполняются в этот день, но в любое время. Например, посмотреть статью в блог до 17-00. Это можно сделать в любое время до дедлайна.

Когда вы выбрали задачу, то погрузитесь в нее. Отключите мессенджеры, уведомления от приложений, закройте вкладки на компьютере. Договоритесь с ближним окружением, что срочные и очень важные вопросы решаются по телефону. Если вы не отвечаете в Telegram, то можно позвонить. Но только по очень важному делу.

Практика показывает, что пока вы решаете задачу, то ничего серьезного не произойдет. Скорее всего, у вас будет 2-3 неотвеченных сообщения. Поэтому не бойтесь отключать внешние раздражители. Это хорошо сказывается на работе.

Как научиться работать с многозадачностью?

Как и в любом деле нужны тренировки. Сначала будет трудно, а потом привыкните. Кстати, наш опыт работы с предпринимателями по бухгалтерии показывает, что у многих бизнесменов плохо обстоит дело с этим вопросом. Мы видим, что когда приходит отчетный период или время для уплаты налогов, то возрастает нагрузка на наш сервис. 

Многие стремятся решить вопрос в последний день. В результате перегружены серверы Неба и ФНС, а у предпринимателей страдают нервы. Учитесь работать в режиме многозадачности, тогда будет больше шансов все делать вовремя.  

Кроме этого, могу порекомендовать эти книги и материалы, чтобы узнать, как правильно распределять время и все успевать:

  • Максим Дорофеев — Джедайские техники;
  • Вася Кислый — Тайм-менеджмент и прочее(это не книга, есть только в электронном виде, но информация крайне ценная);
  • Дэвид Аллен — GTD. Как привести дела в порядок?

Многозадачность есть, но с ней можно справиться. Для этого нужно разделять дела на однородные и решать все по порядку, а не пытаться сделать их одновременно. 

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *