Как составить график отпусков на 2019 год? | Онлайн бухгалтерия Небо

Как составить график отпусков на 2019 год?

Приближается новый финансовый год. Бухгалтеры и сотрудники отдела кадров составляют график отпусков на 2019 год. Рассказываем, как правильно это сделать, чтобы избежать штрафов.

Сроки утверждения графика

В каждой организации график отпусков на 2019 год должен быть составлен и утвержден до 17 декабря 2018 года. Правило закреплено Трудовым кодексом РФ (статья 123, ч. 1). В ней сказано, что документ должен быть подписан не позднее, чем за 14 календарных дней до наступающего года.

Утвержденный график должен соблюдаться как работодателем, так и сотрудником. Любое изменение в график вносится с соблюдением определенных условий.

Требования к графику и правила оформления

Для составления графика Госкомстат России утвердил типовую форму Т-7. Форма утверждена Постановлением №1 от 05 января 2004 года. Компания может разработать собственную форму графика, но в этом случае ее необходимо утвердить в учетной политике организации.

Последствия за нарушения требований и сроков

График отпусков показывает соблюдение законодательства в отношении отдыха сотрудников. Трудовая инспекция начинает проверку, как правило, именно с графика.

График обязаны составлять все организации: ИП, крупные компании или представители МСБ.

Отсутствие графика или нарушение сроков утверждения попадает под статью 5.27. КоАП (нарушение трудового законодательства) и влечет за собой штрафы:

  • должностные лица – от 1 до 5 тысячи рублей;
  • юридические лица – от 30 до 50 тысяч рублей;
  • индивидуальные предприниматели – от 1 до 5 тысяч рублей.

При повторном нарушении штраф удваивается.

Как правильно составить график отпусков

Условно работу по формированию графика отпусков можно разделить на четыре этапа:

  • сбор пожеланий сотрудников и начальников секторов и отделов для формирования графика;
  • заполнение формы;
  • утверждение графика отпусков;
  • информирование сотрудников.

Сбор информации

Участие начальников отделов и руководителей производственного сектора позволит эффективно распределить время отдыха сотрудников.

Если производство носит цикличный характер, можно отпускать работников в период наименьшего объема производства. Это удобно, когда работники получают сдельную заработную плату.

Распределение отпусков работников офиса, как правило, зависит от отчетности (месячной, квартальной или годовой).

Требований к оформлению желаний работников нет. В большинстве организаций проводят устный опрос. В больших компаниях удобно собирать служебные записки от руководителей отделов.

Мнения ряда работников работодатель должен учитывать обязательно. В Трудовом кодексе (статья 122, ч. 3 и статья 123, 4.) закреплен перечень работников, имеющих привилегии относительно других работников:

  • один из родителей, воспитывающий ребенка инвалида (несовершеннолетнего);
  • беременные женщины;
  • совместители (им отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы);
  • почетные доноры;
  • ветераны боевых действий;
  • работники, у которых на иждивении от трех детей в возрасте до 12 лет;
  • несовершеннолетние работники;
  • мужья женщин, находящихся в декретном отпуске.

Этим сотрудникам отпуск дают в удобное для них время.

Особенности продолжительности отпуска

Работники с правом на более длительный основной отпуск.

 

Работники, которым работодатель должен предоставлять дополнительный отпуск. Работники, которым положен отпуск, если отработали меньше 6 месяцев.

 

· инвалиды – не менее 30 календарных дней;

· педагоги (в том числе инструкторы автошкол) – могут отдыхать от 42 до  56 дней);

·  несовершеннолетние – 31 день;

· доктора и кандидаты наук.

 

· занятые на вредном производстве;

·  ненормированный рабочий день;

· медицинские работники;

· другие преимущества, прописанные в трудовом договоре.

· беременные женщины;

· работники, усыновившие детей в возрасте до 3 месяцев;

· мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Полный перечень в Трудовом кодексе (статья 115, ч. 2).

Заполнение формы

К дате утверждения обязательно должны быть заполнены графы с 1 по 6:

  • структурное подразделение;
  • должность;
  • фамилия, имя, отчество;
  • табельный номер (при наличии)
  • количество дней отпуска;
  • предполагаемая дата.

Если отпуск делится на части (одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней), заполняется несколько строк на сотрудника.

Утверждение сформированного графика

График в обязательном порядке согласовывается с профсоюзом, если он есть на предприятии.

Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с датой отпуска. Типовая форма не содержит графы об ознакомлении работником, поэтому можно сделать так:

  • издать приказ об утверждении графика отпусков;
  • сформировать ведомость информирования сотрудников и подшить ее вместе с графиком.

Отметим, что издание приказа законодательством не требуется. То, как ознакомить работников определяет кадровый работник и руководитель. Рекомендуется указать также дату ознакомления, так как это может потребоваться в случае трудового спора.

Внесение изменений

Часто возникают ситуации, когда необходимо внести изменения в утвержденный график:

  • перенос отпуска;
  • отзыв из отпуска сотрудника;
  • прием на работу нового работника (после утверждения графика).

Перенос отпуска возможен только с письменного согласия сотрудника. Нарушение этого требования влечет за собой административную ответственность. Даже если возникли непредвиденные обстоятельства (уволился подменный работник, большой объем работы и прочее).

Для того, чтобы внести изменения в первых двух случаях (перенос по согласию работника и отзыв из отпуска), в утвержденном графике отпусков заполняются графы 8 и 9. Указываются документы — основания изменения графика (заявление работника или приказ на отзыв), и обязательно указывается новая дата отпуска

Нельзя отзывать из отпуска несовершеннолетних работников, беременных женщин, работающих во вредных условиях.

Если работника отозвали из отпуска по производственной необходимости, остаток отпуска он имеет право провести в любое время.

Вопросы и спорные ситуации

Нужно ли заявление на предоставление отпуска?

Нет. Наличие графика дает возможность отпуска без письменного заявления работника. Работодатель обязан за две недели до начала отпуска сообщить об этом сотруднику.

Что делать,  если сотрудник заболел во время отпуска?

Работник предоставляет в отдел кадров листок временной нетрудоспособности и пишет заявление о продлении или переносе отпуска в связи с болезнью. Приказ о продлении отпуска передается в бухгалтерию. Сотрудник отдела кадров в графике отпусков в графах 8-9 делает отметку, указав реквизиты приказа о продлении.

Отпускные не выплатили вовремя, можно ли перенести дату начала отпуска?

Да. Если работодатель не предупредил за две недели до начала отпуска, или не выплатили отпускные (за 3 дня), работник имеет право потребовать перенести отпуск. А работодателю грозит штраф за нарушение трудового законодательства.

Что делать, если учебный отпуск (сессия) совпал с очередным отпуском?

В этом случае работодатель должен перенести срок ежегодного отпуска по согласованию с работником. Совмещение двух видов отпусков не допускается и грозит административной ответственностью.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков, если сотрудник пошел в отпуск без сохранения заработной платы?

Нет. Законодательство этого не требует.

Что делать если по каким-либо причинам сотрудник не отгулял отпуск, утвержденный в графике?

Возникнуть такая ситуация может только если планируемая дата  отпуска совпала с временной нетрудоспособностью или учебным отпуском в конце года. В таком случае необходимо включить «прошлогодний» отпуск в новый график.

Можно ли забрать часть отпуска денежной компенсацией?

Да, но только дополнительную его часть – сверх 28 календарных дней утвержденных трудовым законодательством. Работник должен написать заявление о выплате компенсации. Работодатель имеет право отказать и предоставить только отпуск.

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *