Перечислим основные моменты:
Если просуммировать, то суммарная налоговая нагрузка на услугу фрилансера достигает 60%:
Плюс процессные трудозатраты бухгалтера и менеджера.
Ремарка:
Может ли ООО просто открыть электронный кошелек и платить фрилансеру внутри одной платежной системы?
Может, но это не избавляет компанию от обязанностей налогового агента по налогам на ФОТ, а также сбора подтверждающих документов. Расчеты через корпоративный электронный кошелек практически равнозначны расчетному счету, за исключением того, что транзакции между компаниями и ИП запрещены.
Можно и нужно стремиться к подписанию первичных документов через электронные каналы. Это ориентация на клиентов (и фрилансеров) решение процессных болевых точек для обеих сторон.
Но дьявол, как говорится, в деталях. Ни один из официальных сервисов ЭДО в России не выдает полноценные подписи физическим лицам, это можно сделать лишь, преодолев определенные барьеры, не говоря уже о сложностях роуминга между разными операторами.
Однако не так все плохо, как кажется. В соответствии с письмом ФНС № ЕД-4-15/3372 от 20.02.2018 между хозяйствующими субъектами может применяться электронный документооборот с применением простой (неквалифицированной) электронной подписи при наличии между ними юридически действительного соглашения, соответствующего требования закона 63-ФЗ:
В статье 6 закона 63-ФЗ, по сути, устанавливает лишь одно требование к соглашению электронного взаимодействия — предусмотреть порядок проверки электронной подписи:
«Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи».
Фактически, это значит то, что достаточно один раз подписать с фрилансером на бумаге соглашение электронного взаимодействия с указанием наименования сервиса, электронной почты подписантов, а также процедуры проверки электронной подписи.
Последующие документы перенести в облако. Выбор международных признанных eSign сервисов велик, есть даже бесплатные (с ограничением по количеству документов в месяц):
Автор данной статьи использует Adobe Sign продолжительное количество времени, подписывая документы как в мире, так и в РФ.
Подпись можно рисовать мышкой, стилусом на планшете, фотографировать с распознаванием. Печать ставится через фотографирование смартфоном и последующее распознавание (весь инструментарий встроен в сервис).
Самый простой тариф (на 1 подписанта, без API) стоит всего 18 евро в месяц. При больших масштабах можно подключить корпоративный тариф и автоматизировать подписание документов через API.
Процедура проверки подписи для соответствия 63-ФЗ легко решается с помощью внутренней процедуры «Audit report», которая показывает весь технический лог транзакции, валидируя email подписантов, IP-адреса, дату и время, номер транзакции, статус.
Существует целый класс сервисов, который можно условно назвать «full stack», что означает полный набор. Их идея заключается в том, возникает посредник (подрядчик) в виде данного сервиса, который берет на себя все вышеописанные головные боли заказчика.
Для заказчика это:
Но, как всегда, есть нюансы:
Сравнения подрядных и агентских сервисов:
Принципиальное отличие от подрядных сервисов в том, что не происходит передачи самой услуги. Заключается агентский договор на выплату вознаграждения вместе с налогами на ФОТ. По этой схеме не происходит снижения затрат (даже происходит увеличение из-за более высокой стоимости выплат, чем просто по банку), однако снижается операционная нагрузка по документационному обеспечению.
https://www.platron.pro/freelanceservice/
Ставки:
Валюта: только рубли (резидентский сервис, в отличие от вышеописанных);
Полные налоги на ФОТ.
По сути, агентский сервис Platron более дорогая альтернатива электронному подписанию актов с фрилансерами через международные сервисы простой электронной подписи. Единственный (но, возможно, для кого-то важный) плюс — отсутствие необходимости иметь бухгалтера по зарплате и заниматься начислением вознаграждения с налогами физического лица.
Работать с фрилансерами сложно, но на рынке есть сервисы, которые упрощают и делают дешевле транзакционные и документальные процессы. И при этом учитывают требования законодательства.
Автор: Независимый эксперт Крафтовых финансовых решений Михайлов Виталий