Какие проблемы возникают при сотрудничестве с фрилансерами?

Перечислим основные моменты:

1. Практически тот же уровень налогов, что и при трудовом контракте (НДФЛ, ПФР, ОМС).
2. Проблемы документационного обеспечения — договоры, акты выполненных услуг по каждому фрилансеру и видам работ. Плюс нежелание фрилансеров этим заниматься.
3. Сложности обналички под персональные выплаты на электронные кошельки.
4. Сложности и дороговизна валютных выплат/валютного контроля/конвертаций в случае нерезидентов.
5. Отсутствие входящего НДС для компаний на ОСН по сравнению с поставщиком-плательщиком НДС.

Если просуммировать, то суммарная налоговая нагрузка на услугу фрилансера достигает 60%:

• 40% налоги на ФОТ;
• 20% отсутствие входящего НДС по ставке с 01.01.19.

Плюс процессные трудозатраты бухгалтера и менеджера.

Ремарка:

Может ли ООО просто открыть электронный кошелек и платить фрилансеру внутри одной платежной системы?

Может, но это не избавляет компанию от обязанностей налогового агента по налогам на ФОТ, а также сбора подтверждающих документов. Расчеты через корпоративный электронный кошелек практически равнозначны расчетному счету, за исключением того, что транзакции между компаниями и ИП запрещены.

Какие тогда есть полезные инструменты в современном мире?

1. ЭДО и электронная подпись.

Можно и нужно стремиться к подписанию первичных документов через электронные каналы. Это ориентация на клиентов (и фрилансеров) решение процессных болевых точек для обеих сторон.

Но дьявол, как говорится, в деталях. Ни один из официальных сервисов ЭДО в России не выдает полноценные подписи физическим лицам, это можно сделать лишь, преодолев определенные барьеры, не говоря уже о сложностях роуминга между разными операторами.

Однако не так все плохо, как кажется. В соответствии с письмом ФНС № ЕД-4-15/3372 от 20.02.2018 между хозяйствующими субъектами может применяться электронный документооборот с применением простой (неквалифицированной) электронной подписи при наличии между ними юридически действительного соглашения, соответствующего требования закона 63-ФЗ:

В статье 6 закона 63-ФЗ, по сути, устанавливает лишь одно требование к соглашению электронного взаимодействия — предусмотреть порядок проверки электронной подписи:

«Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи».

Фактически, это значит то, что достаточно один раз подписать с фрилансером на бумаге соглашение электронного взаимодействия с указанием наименования сервиса, электронной почты подписантов, а также процедуры проверки электронной подписи.

Последующие документы перенести в облако. Выбор международных признанных eSign сервисов велик, есть даже бесплатные (с ограничением по количеству документов в месяц):

Автор данной статьи использует Adobe Sign продолжительное количество времени, подписывая документы как в мире, так и в РФ.

Подпись можно рисовать мышкой, стилусом на планшете, фотографировать с распознаванием. Печать ставится через фотографирование смартфоном и последующее распознавание (весь инструментарий встроен в сервис).

Самый простой тариф (на 1 подписанта, без API) стоит всего 18 евро в месяц. При больших масштабах можно подключить корпоративный тариф и автоматизировать подписание документов через API.

Процедура проверки подписи для соответствия 63-ФЗ легко решается с помощью внутренней процедуры «Audit report», которая показывает весь технический лог транзакции, валидируя email подписантов, IP-адреса, дату и время, номер транзакции, статус.

2. Подрядные сервисы.

Существует целый класс сервисов, который можно условно назвать «full stack», что означает полный набор. Их идея заключается в том, возникает посредник (подрядчик) в виде данного сервиса, который берет на себя все вышеописанные головные боли заказчика.

Для заказчика это:

• Полноценные акты (с одним подрядчиком, а не десятком фрилансеров);
• Полноценный механизм подписания документов (в том числе квалифицированная подпись в ЭДО);
• Автоматизация документооборота, отсутствие налогов на ФОТ;
• Наличие входящего НДС (при ОСН у заказчика) и даже расчеты с нерезидентами.

Но, как всегда, есть нюансы:

1. Физик должен быть чистым «фрилансером», работать удаленно, ни в коем случае не на территории заказчика, иначе ФНС может признать отношения трудовыми с доначислением соответствующих налогов.
2. Такие сервисы выплачивают вознаграждение физ. лицам через зарубежные юр. лица, и таким образом, уходят от обязанности налогового агента по налогам на ФОТ. Однако, если фрилансер является резидентом РФ, то обязанность уплатить НДФЛ остается. Обязанность перекладывается с плеч заказчика на него. Здесь стоит упомянуть новый налог на самозанятых в следующем ключе: по НДФЛ возникает дополнительная выгода в связи с тем, что по договору ГПХ заказчик как налоговый агент обязан уплатить 13%, а если обязанность будет переложена на плечи фрилансера, то он будет обязан уплатить лишь 6% (от дохода, полученного с иностранного юр. лица).
3. Услуга импортируется из-за рубежа, поэтому возникает НДС налогового агента в силу ст. 161 НК РФ «Особенности определения налоговой базы налоговыми агентами». Поэтому такие сервисы работают исключительно на ОСН, что выгодно заказчикам на ОСН и не выгодно заказчикам на УСН (однако все-равно выгоднее, чем при ГПХ).

Сравнения подрядных и агентских сервисов:

• Базовая ставка 12%;
• Методы выплат: VISA/Mastercard, Qiwi, WMR;
• API;
• Веб-интерфейс;
• НДФЛ на стороне фрилансера;
• Входящий НДС;
• Подключение нерезидентов.

• Базовая ставка 9%;
• Методы выплат: VISA\Mastercard\МИР, Qiwi, Я.Д, WMZ\WME, счета РФ, SEPA, SWIFT, Skrill, ePayments, Payoneer;
• API;
• Веб-интерфейс;
• НДФЛ на стороне фрилансера;
• Входящий НДС;
• Подключение нерезидентов;
• Аффилиатная программа по привлечению.

3. Агентские сервисы.

Принципиальное отличие от подрядных сервисов в том, что не происходит передачи самой услуги. Заключается агентский договор на выплату вознаграждения вместе с налогами на ФОТ. По этой схеме не происходит снижения затрат (даже происходит увеличение из-за более высокой стоимости выплат, чем просто по банку), однако снижается операционная нагрузка по документационному обеспечению.

https://www.platron.pro/freelanceservice/

Ставки:

• 3.8%+40р с карты или банковского счета;
• 4.8% Я.Д, Qiwi;
• 2.8% WMR;

Валюта:  только рубли (резидентский сервис, в отличие от вышеописанных);

Полные налоги на ФОТ.

По сути, агентский сервис Platron более дорогая альтернатива электронному подписанию актов с фрилансерами через международные сервисы простой электронной подписи. Единственный (но, возможно, для кого-то важный) плюс — отсутствие необходимости иметь бухгалтера по зарплате и заниматься начислением вознаграждения с налогами физического лица.

Работать с фрилансерами сложно, но на рынке есть сервисы, которые упрощают и делают дешевле транзакционные и документальные процессы. И при этом учитывают требования законодательства.

Автор: Независимый эксперт Крафтовых финансовых решений Михайлов Виталий