Авансовые отчеты и поддельные чеки. Как не попасть на штрафы от ФНС? | Онлайн бухгалтерия Небо

Авансовые отчеты и поддельные чеки. Как не попасть на штрафы от ФНС?

Авансовые отчеты и поддельные чеки. Как не попасть на штрафы от ФНС?

У предпринимателей есть затраты, которые неудобно проводить через расчетный счет.  Это небольшие, но необходимые покупки за наличные средства: кофе в офис, номер в гостинице, ужин в ресторане для партнеров. Все это оформляется с помощью авансовых отчетов и чеков. Иногда чеки оказываются поддельными. Рассказываем к чему это приводит и как этого избежать. 

Для чего нужны авансовые отчеты?

У компаний на УСН и ОСНО есть расходы, которые уменьшают сумму налога. Но эти расходы не всегда удобно оплачивать с расчетного счета. Например, какие-то строительные материалы для срочного ремонта. Или бензин, который внезапно понадобился на трассе. 

В этих ситуациях проще отправить сотрудникам деньги на карту, чтобы они оплатили сами, либо выдать наличными и оформить расходный кассовый ордер. В бухгалтерии эта операция называется «выдача под отчет». Подотчетные деньги учитываются на 71-м бухгалтерском счете. 

Просто вернуть чеки за покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о расходах, которые указывают в корреспонденции с 71 счета. После этого их можно учесть при уменьшении суммы налога. 

Кстати, про чеки. По закону их нужно хранить 3 года, но они выцветают за пару месяцев. Поэтому копируйте и прикрепляйте к отчету. Если будет проверка, то покажете чеки проверяющим.

Основные ошибки при трате подотчетных средств

Если сотрудники потратили подотчетные средства и не отчитались, то у собственников появятся вопросы. Потому что в балансе будут видны долги подотчетных лиц. В этом случае сотрудника просят отчитаться и он приносит чеки.

Но бывает другая ситуация, когда не рядовые сотрудники, а директор (часто он же собственник) берет деньги компании на свои нужды: на бензин или просто на жизнь. В результате на 71 счете возникают задолженности. И потом у ФНС могут появиться сомнения насчет назначения выданных денег. Налоговики могут решить, что это незадекларированные доходы. Собственника заставят заплатить 13% НДФЛ, компании начисляют дополнительные 30% на страховые взносы, пени и штраф за неуплату НДФЛ.

Есть ситуация, когда директор или собственник тратит деньги на свои нужды, но потом отчитывается. Такие расходы нельзя отнести к затратам бизнеса и на эти суммы не уменьшают налог. Но так тоже делать не совсем правильно. Для налоговой это может быть и нормально, но если собственники решат продать бизнес, то покупатели обязательно проверят бухгалтерию и появятся вопросы к необоснованным тратам.

Дополнительно предприниматели должны внимательнее относиться к корпоративным картам. Иногда банки вводят в заблуждение, что для оплат такими картами не нужны авансовые отчеты. Это неправда. Оформлять авансовые отчеты на покупки все равно надо.

Почему нельзя делать фальшивые авансовые отчеты?

Подотчетные деньги провоцируют обманывать государство или собственников. Например, водитель фуры покупает на трассе дизельное топливо за 43 рубля за литр, а чеки предоставляет, где цена — 46 рублей. Разницу себе в карман. Или так может делать ИП, но обманывать уже государство.

Несмотря на онлайн-кассы и ОФД, все еще есть компании, которые продают чеки. К сожалению, у них есть техническая возможность делать подделки. Правда, это не освобождает предпринимателя от проблем. 

Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).

В итоге ФНС эти чеки не приняли и признали все это доходом руководителя и доначислили НДФЛ на 700 тысяч рублей. Компания пошла в суд, но он был на стороне ФНС. Налоговая , внимательно проверяет чеки, а при повторной проверке еще сильнее. Поэтому лучше такие вещи не делать.

Если хотите избежать обмана со стороны сотрудников, то у ФНС есть приложение «Проверка чеков ФНС России». Можете использовать его, чтобы не попасть на штраф или доначисление налогов. Плюс некоторые предприниматели просят фотоотчеты о затратах. То есть показывать заправки, гостиницы или кафе.

Как оформить авансовый отчет в Небе?

В самом Небе авансовые отчеты оформляют в разделе «Денежные средства» →  «Авансовый отчет» → «Добавить авансовый отчет». 

Недавно мы обновили этот блок. Теперь пользователи могут через авансовые отчеты не только покупать материалы, но и платить поставщикам. 

При условии, что расчеты с поставщиками были через подотчетное лицо, сумму оплаты можно отразить в авансовом отчете. Эти суммы корректно отразятся в акте сверки с контрагентом и в журнале взаиморасчетов. 

Например, покупатель (подотчетное лицо) оплачивает наличными накладные от поставщика. Тогда в авансовом отчете нужно показать факт оплаты за товары или услуги.

Если не хотите отвлекаться на оформление авансовых отчетов, то в бухгалтерском обслуживании закажите дополнительную услугу. В ноябре 2020 мы берем 100 рублей за 1 чек (7 позиций).

Аккуратнее относитесь ко всем тратам бизнеса. Это поможет избежать проблем с ФНС и уменьшить платежи по налогам. 

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *