Распознавание документов в малом бизнесе. Модно, современно и непригодно? | Онлайн бухгалтерия Небо

Распознавание документов в малом бизнесе. Модно, современно и непригодно?

Распознавание документов в малом бизнесе. Модно, современно и непригодно?

Бизнес хочет автоматизировать как можно больше процессов. В том числе работу с бухгалтерскими документами. Поэтому многие ждут слишком многого от софта по распознаванию. Решили разобраться, нужно ли это предпринимателям на самом деле. 

Что думают о распознавании документов в малом бизнесе?

Иногда потенциальные клиенты спрашивают наших менеджеров о распознавании документов. Мы отвечаем, что не используем эту технологию. На том конце провода удивление, которое превращается в возмущение и обвинения в том, что мы не используем искусственный интеллект, блокчейн и другие модные слова современные технологии. 

Предприниматели думают, что работает это так:

  1. Приходит накладная от поставщика или покупателя. 
  2. Софт считывает номенклатуру, и сам находит соответствие в базе. Например, «Болт М6 оцинкованный» у поставщика —  это «Болт М6» в нашей базе. 
  3. Потом сам находит реквизиты поставщика.
  4. Дальше софт расставляет эти данные по нужным полям в базе. 

Звучит, действительно здорово. И иногда даже работает именно так. Но наш опыт показывает, что чтобы этого добиться, нужно потратить немало сил. Иногда столько, что распознавание документов теряет всякий смысл. Особенно ярко это проявляется в малом бизнесе. 

Почему распознавание документов не ускоряет работу бизнеса?

Во-первых, технология работает на узком участке бизнеса: только со входящими документами, потому что исходящие и так в электронном виде. Поэтому не совсем целесообразно автоматизировать работу, которая занимает немного времени. 

Во-вторых, после распознавания идет процесс сопоставления. На это уходит не меньше времени, так как делается это руками живого человека. Смотрите, каждый поставщик ведет учет по-своему. Например, вы купили в компанию диван. В ваше базе это «Диван офисный». Такую покупку вы сделаете раз в несколько лет, а у поставщика такие продажи постоянно. Поэтому в его базе это «Диван красный офисный. Артикул 546728». 

В итоге вашему сотруднику все равно придется вручную сопоставлять данные, чтобы информация из распознанного документа соотносилась с данными в базе.

Или еще пример из нашей практики. Мы ведем бухгалтерию продуктовой компании. Есть товарные позиции, которые контролирует государство. Например, «сельский хлеб» не может стоит дороже 32 рублей. Казалось бы, все просто  —  «сельский хлеб».

и будет таким на любом хлебозаводе и в любом магазине.

Но у этого хлеба разные производители. И они по-разному называют эту позицию номенклатуры. Бухгалтерам все равно придется сопоставлять информацию в базе, хотя это одинаковый «хлеб сельский».

Что можно использовать вместо распознавания?

Своим клиентам мы предлагаем использовать 1С: Бизнес сеть. Это удобное решение для работы с постоянными поставщиками. По сути, это электронный документооборот без электронной подписи. 

Поставщик и ваша компания заводят аккаунты в системе. После этого поставщик высылает накладные в виде xml-файла. Вы загружаете файл в вашу базу, а данные распределяются по нужным полям.  

Поэтому если у вас постоянные поставщики, то проще установить 1С: Бизнес сеть. А если каждая накладная, как в первый раз, то удобнее  вводить данные руками, чем тратить время и деньги на установку софта для распознавания. 

Мы в Небе проводили эксперименты с системой распознавания бухгалтерских документов. Мы тестировали разный софт от Entera, Gendalf, Efsol. У наших клиентов большой поток входящих документов, которые обрабатываем мы, поэтому было интересно провести эксперимент. Мы засекали время работы софта и бухгалтера. Выяснилось, что проще вводить информацию руками, чем ждать пока это сделает программа. 

Если говорить про работу с документами, то самым полезным оказался Abbyy Comparator, который мы предлагаем нашим клиентам. Это система сравнения документов. 

Бывает, что вы заключаете с кем-то договор и для начала идет процесс согласования. Потом вам присылают документы на подпись. Всегда может появиться пункт, который будет работать не в вашу пользу. И это сложно оспорить в суде, если вы подписали документ.  Comparator проверяет версии документов и показывает различия. Он выделит пункт, которого раньше не было или изменился. Это удобная и эффективная вещь.

Если у вас небольшой бизнес, то софт для распознавания вряд ли пригодится. Это не та автоматизация, на которую нужно тратить время и деньги. Лучше потратить деньги на инструменты, которые реально автоматизируют процессы и решают рутинные задачи. 

Новые статьи на почту?


Имя *
E-mail *
Поделиться Вконтакте
Отправить

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *